Nachforderungen der BSFZ zu eingereichten Projekten bei der Forschungszulage erhalten – und jetzt?

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Sie haben in mühevoller Arbeit einen Projektantrag zur Erlangung der Förderwürdigkeit für die neue Forschungszulage bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) gestellt. Nach Wochen des Wartens kommt endlich eine Notifikation, dass Sie eine Nachricht im Postfach Ihres Accounts bei der BSFZ haben! Doch anstelle eines positiven Bescheids steht dort eine Nachforderung in der es dabei durchaus kritisch heißt:

zur weiteren inhaltlichen Prüfung Ihres Vorhabens ist die Vorlage ergänzender Informationen erforderlich. Auf Basis Ihrer Ausführungen in der vorgelegten Vorhabenbeschreibung ist eine abschließende Beurteilung, ob ein Forschungs- und Entwicklungsvorhaben im Sinne des § 2 Absatz 1 bis 3 FZulG vorliegt, nicht möglich.“

Solche Formulierungen können auf die Antragsteller mitunter abschreckend wirken und hinterlassen Zweifel an Förderwürdigkeit der Projekte. Viele Unternehmen kommen hier bereits fälschlicherweise zum Schluss, dass eine Bearbeitung dieser Nachforderungen kaum Erfolgsaussichten hat.

Bei den Unternehmen, die dennoch die Nachforderungen angehen, treten aufgrund des noch sehr neuen Antragsprozess verschiedenste Fragen auf. Insbesondere ob und wie diese Nachforderungen zu beantworten sind und wie man sich bestmöglich gegen diesen zusätzlichen Schritt für einen positiven Bescheid absichern kann.

Aus diesem Grund fassen wir im Folgenden für Sie die wichtigsten Fragen und Antworten zusammen.

Warum wurde eine Nachforderung gestellt?

In welchen Fällen Nachforderungen gestellt werden, kann unterschiedlichste Ursachen haben. Zum Beispiel können formal fehlerhafte, inkonsistente oder einfach nicht plausible Angaben zu den Projektkosten oder ‑aufwänden zu Nachforderungen führen.

Insbesondere gehen Nachforderungen aber auch bei technischen Unklarheiten innerhalb der Projektbeschreibung ein. Diese werden oftmals drastisch formuliert, obwohl die eigentliche Intention der Begutachtung ist, technische Rückfragen zu stellen und das technische Detail näher erläutern zu lassen:

„Ihre Ausführungen bezüglich der Neuartigkeit sind nicht ausreichend.“

„Ihre Ausführungen bezüglich der wissenschaftlichen/technischen Risiken sind nicht ausreichend.“

In diesem Zusammenhang zeigt sich eben, dass die insgesamt 800 Zeichen für die 5 Fragen des Antragsformulars nur wenig Platz für ausführliche Erläuterungen bieten. Häufig kommt es jedoch vor, dass im Antrag die Erfüllung der 5 F&E-Kriterien aus dem Frascati-Handbuch nicht eindeutig beschrieben sind. Insbesondere für komplexe FuE-Projekte mit einem hohen Projektvolumen ergibt sich hierdurch eine hohe Hürde, sodass sich Nachforderungen oft nicht vermeiden lassen. Allerdings lassen sich besonders kritische Rückfragen durchaus mit einem präzise formulierten Antrag vorbeugen.

Lässt sich eine Tendenz zur Wahrscheinlichkeit auf Bescheinigung ableiten?

An dieser Stelle können wir alle Antragsteller beruhigen, welche die Erfolgswahrscheinlichkeit im Anschluss an gestellte Nachforderungen als zu gering ansehen. Mit unseren bisherigen Erfahrungen kann nach Eingang von Nachforderungen nicht auf ein höheres Ablehnungsrisiko geschlossen werden. Auch wenn die Nachforderungen mitunter kritisch gestellt werden, ist dies definitiv nicht gleichbedeutend mit einer Ablehnung. Bisher können wir bei Busuttil & Company auf eine 100% Erfolgsquote auch bei Nachforderungen verweisen.

Was wird abgefragt und wie umfangreich sind die Nachforderungen?

Die Nachforderungen können sowohl Fragen zu formalen Angaben (bspw. Projektlaufzeit, Projektkosten, Personalaufwand) als auch zur technischen Beschreibung beinhalten. Typischerweise orientieren sich die technischen Nachforderungen an den Kernpunkten des ursprünglichen Antrags auf Bescheinigung:

• Projektziel
• Neuartigkeit
• Risiko/Unwägbarkeit
• Planmäßigkeit

Zu diesen FuE-Kriterien werden üblicherweise Detailfragen mit Bezug zum ursprünglichen Antrag (teilweise auch als Zitat) formuliert, welche es zu beantworten gilt. Dabei erlaubt das Formular mittlerweile zumindest etwas ausführlicher auf die Rückfragen einzugehen. Aktuell wird die Möglichkeit einer ergänzenden Beschreibung im Umfang des Antrags (4.000 Zeichen, Einteilung frei wählbar) gewährt; in der Vergangenheit waren hierbei mitunter auch nur 800 Zeichen vorgesehen.

Wie geht man bei der Beantwortung der Nachforderungen am besten vor?

Grundsätzlich sollte jeder Nachforderung anhand der vorhandenen Projektunterlagen und -kenntnisse wahrheitsgemäß nachgekommen werden. Dabei empfiehlt es sich, den technischen Teil der Antwort wieder in den Kontext der 5 FuE-Kriterien zu setzen. Prinzipiell gilt es allerdings ein paar Grundsätze zu beachten:

• Auch wenn die Möglichkeit für zusätzliche Beschreibungen gegeben ist, empfiehlt es sich den Platz effizient zu nutzen. Dabei ist es sinnvoll die Fragen der BSFZ direkt zu beantworten und auch ausschließlich auf diese einzugehen. Abschweifende Beschreibungen oder Wiederholungen aus dem Antrag sollten möglichst vermieden werden, außer es erleichtert dem Gutachter den Kontext der Antwort zu verstehen.
• In jedem Fall sollte auf den Inhalt des originalen Antrags aufgebaut werden. Werden bspw. weitere Erläuterungen bezüglich der technischen Unwägbarkeiten gefordert, so empfiehlt es sich diese aus dem Originalantrag aufzugreifen und zu präzisieren. Durch dieses systematische Vorgehen in Abgleich mit dem Antrag können gleichzeitig Widersprüche vermieden werden, die zu einem falschen Verständnis und zu einer negativen Beurteilung führen könnten.
• Formale Fragen können oftmals in einer Klarstellung in wenigen Sätzen beantwortet werden. Dabei ist es zwingend erforderlich die Antwort mit den ursprünglichen Angaben des Antrags abzugleichen, um eine konsistente und plausible Antwort formulieren zu können.
• Für die verbleibenden technischen Fragen empfiehlt es sich, den verbleibenden Platz in etwa gleichmäßig aufzuteilen. Dies ermöglicht jede Frage mit ausreichender technischer Detailtiefe zu beantworten.
• Auch im Rahmen der Nachforderungen können noch ergänzende Anlagen hochgeladen werden. Diese dürfen keine ergänzenden Textseiten beinhalten, können aber durch Bilder, Grafiken, Schemata, Zeichnungen oder Diagramme zum besseren Verständnis der Thematik beitragen.
• Gehen Sie auch explizit auf die Details der Rückfragen an. Es kann durchaus sein, das ein Prüfer Ihre Behauptung nach einer Neuartigkeit durch eine Google-recherche hinterfragt und explizit nach bestehenden Produkten im Markt fragt.

Wann gehen Nachforderungen üblicherweise ein und wie lange ist die Bearbeitungsfrist?

Bezüglich des Zeitraums für die Bearbeitung von Nachforderungen ist für alle Unternehmen Vorsicht geboten. Prinzipiell können Nachforderungen durch die BSFZ innerhalb der gesamten, bisher veranschlagten Bearbeitungsdauer von maximal 3 Monaten eingehen. Das ist nach unseren Erfahrungen auch bereits innerhalb der ersten 2 Wochen möglich. Hierdurch entsteht für die Unternehmen eine große Herausforderung bei der Planung, da für die zeitaufwendige Beantwortung an sich ebenfalls nur eine kurze reguläre Frist von 2 Wochen gewährt wird. Das erfordert in jedem Fall eine schnelle Reaktionszeit bei der Bearbeitung.

Bei Eingang von Nachforderungen sollte zunächst jeder angelegte Bevollmächtigte auch eine E-Mail-Benachrichtigung über die hinterlegte Mail-Adresse erhalten. Insbesondere in der Urlaubszeit sollten Antragsteller daher sicherstellen, dass mehrere Bevollmächtigte benachrichtigt werden und mindestens ein Mitarbeiter durchgehend auf das Portal und die eingereichten Anträge zugreifen kann. Aber auch in diesem Fall ist die Abarbeitung der Nachforderungen durchaus eine große Hürde, insbesondere wenn gleichzeitig mehrere technische Nachfragen fundiert aufgearbeitet werden müssen.

Ein zusätzliches Problem ist, dass die Gewährung von Fristverlängerungen in Ausnahmefällen bislang nicht vorgesehen ist. Gegenüber vielen anderen Förderprogrammen werden im Begutachtungsverfahren der Forschungszulage für derartige Angelegenheiten keine projektbezogenen Ansprechpartner oder Gutachter bekannt gegeben. Inwieweit der technische Support der BSFZ sowie die  allgemeinen Kontakte der einzelnen Projektträger VDI, AiF und DLR Klärung schaffen können, lässt sich nicht absehen. Daher sollte für die Beantwortung zwingend innerhalb der 2-Wochen-Frist geplant werden.

Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch bei Busuttil & Company in solchen Fällen und stehen Ihnen im gesamten Verfahrensprozess zur Verfügung.

Wie lange dauert es im Anschluss bis zum finalen Bescheid?

Trotz der zusätzlichen Bearbeitungsschleife im Fall von Nachforderungen können Unternehmen mit einer gesamten Bearbeitungsdauer durch das BSFZ von in der Regel 3 Monaten rechnen. Im Anschluss an die eingereichten Nachforderungen ist ein finaler Bescheid erfahrungsgemäß bereits ab 1 Woche nach Einreichung möglich. Die Frist für die Einreichung von etwaigen Widersprüchen im Falle einer Ablehnung bleibt hierbei unberührt.

Fazit

Das Risiko zu Nachforderungen lässt sich bereits durch einen präzise formulierten Antrag minimieren, wobei wir Sie bei Busuttil & Company natürlich gerne unterstützen und beraten. Und obwohl sich Nachforderungen nicht in jedem Fall ausschließen lassen, können diese dennoch mit einigen grundlegenden Regeln gezielt beantwortet werden, sodass Projekte als Resultat bescheinigt werden.

Durch den zeitlichen Rahmen und die fehlende Planbarkeit der Nachforderungen, stellt dies jedoch für viele Unternehmen durchaus eine große Herausforderung dar. Eine hierauf ausgerichtete Organisation und Verwaltung der Anträge ist daher ratsam. Sprechen Sie uns daher jederzeit bei Fragen oder benötigter Hilfe zur Beantragung der Forschungszulage an!