Was müssen Sie im Rahmen der Forschungszulage dokumentieren?

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Den Antrag auf Forschungszulage können Sie sich wie eine Steuererklärung vorstellen. Genau wie bei der Steuererklärung, sind Sie bei der Beantragung zur Korrektheit der Angaben verpflichtet. Dies gilt sowohl bei der technischen Antragstellung bei der BSFZ als auch beim späteren Antrag beim Finanzamt. Dies ist wichtig, damit Sie alle Compliance-Risiken abdecken. Mehr dazu lesen Sie in unserem Blogpost.

Genau wie bei der Steuererklärung unterliegen Sie der sogenannten Belegvorhaltepflicht. Das heißt Sie müssen bei der Beantragung nicht alle Belege mit einreichen, diese jedoch aufbewahren. Bei Bedarf oder im Rahmen der üblichen Buchprüfung kann dann das Finanzamt die entsprechenden Belege anfordern und prüfen.  

Was genau müssen Unternehmen dokumentieren? 

Wir haben uns alle bisherigen veröffentlichten Erfordernisse für Sie angeschaut. Zuallererst gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269).“ 

Dabei verlangt der Grundsatz der Klarheit u. a. eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchung. Für die Forschungszulage bedeutet das, dass man die Arbeitsaufwände der Arbeitnehmer in einem begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben, laufend aufzeichnen muss. Hierzu hat das BMF auch einen Musterstundenzettelveröffentlicht.  

Das Gesetzt schreibt Ihnen nicht vor, wie häufig Sie diese Aktivitäten dokumentieren müssen oder dass man jeden einzelnen Arbeitsschritt ausführlich aufschreibt. Jedoch ist es Ratsam, die Tätigkeit eines Mitarbeiters kurz zu beschreiben und somit zu belegen. Dabei empfehlen wir eine gewisse Proportionalität zu den gebuchten Stunden eines Mitarbeiters.  

Ein wichtiger Aspekt der Dokumentation dieser Zeitaufwände ist, dass diese unveränderlich sein sollten. Das bedeutet, wenn Sie eine Excel-Tabelle verwenden, dann empfiehlt es sich, diese zum Ende des Wirtschaftsjahres auszudrucken und von den Mitarbeitern unterschreiben zu lassen.  

Wie erwähnt, dient der Musterstundenzettel als eine Orientierung. Falls in Ihrem Unternehmen schon eine projektbezogene Zeiterfassung verwendet wird, z.B. im ERP System, so empfehlen wir, diese digitalen Tools zu verwenden.   

Weil der Arbeitslohn von Arbeitnehmern in die Bemessungsgrundlage eingeht, sind die Aufzeichnungen für jeden Arbeitnehmer in den jeweiligen Projekten auszuweisen. Die einzelnen Arbeitnehmer müssen im Antrag auf Forschungszulage jedoch nicht namentlich aufgeführt werden. In jedem Fall müssen die Unternehmen Arbeitsstunden dem bescheinigten FuE-Vorhaben zuordnen. 

Die Erfassung der Arbeitszeit des Arbeitnehmers hat über die im begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben geleisteten Arbeitsstunden zu erfolgen. Der Anteil der Arbeitszeit in förderfähigen Forschungs- und Entwicklungsvorhaben ist auf der Basis der vertraglich bzw. tariflich vereinbarten Arbeitszeit zu ermitteln. 

Kann jeder Mitarbeiter über die Forschungszulage abgerechnet werden? 

Grundsätzlich dürfen nur Mitarbeiter über die Forschungszulage abgerechnet werden, die direkt an dem Forschungsprojekt arbeiten. Diese werden als „Forscher“ bezeichnet, wobei dies auch Mitarbeiter ohne akademischen Abschluss beinhaltet wie z.B. Techniker oder Laborassistenten. Nicht förderfähig sind Mitarbeiter, die nur einen mittelbaren oder indirekten Beitrag zum Projekt leisten wie z.B. Management, Verwaltung, Logistik oder sonstigen Dienstleistungen. 

Ist das Projektmanagement von FuE-Projekten förderfähig? 

Hierzu sind die bisherigen angaben aus dem BMF widersprüchlich, weshalb wir uns die Definitionsgrundlage im Frascati-Handbuch angeschaut haben. Hier heißt es „FuE ist ein geplanter und budgetierter Prozess…“. Sowohl die Planung als auch die Budgetierung sind wichtige mittelbare Aufgaben des Projektmanagements und nach unserer Einschätzung glasklar förderfähig.

Jedoch muss man hier gewisse administrative Tätigkeiten ausklammern, wie z.B. den administrativen Aufwand der Sekretärin, die Termine koordiniert, da diese nur mittelbar an einem FuE-Projekt partizipiert. Auch Forscher, die direkt an einem FuE-Projekt mitwirken, führen gelegentlich Aufgaben durch, die nicht förderfähig sind wie z.B. das Anmelden von Patenten oder das Beantragen von Fördermitteln. Wir empfehlen, immer alle Zeitaufwände auf ein Projekt zu buchen, jedoch die nicht förderfähigen Mitarbeiter oder Aufwände auszuschließen bei der Beantragung beim Finanzamt.  

Welche Dokumente muss man fürs Finanzamt vorhalten? 

Im Antrag auf Forschungszulage sind zunächst die begünstigen Forschungs- und Entwicklungsvorhaben, für die eine Forschungszulage beantragt wird, sowie die hierzu gehörenden förderfähigen Aufwendungen so genau zu bezeichnen, dass das Finanzamt die Einhaltung der Voraussetzungen prüfen kann. Das Finanzamt entscheidet dann in eigener Zuständigkeit über den Umfang der Prüfung, insbesondere ob die Vorlage von Unterlagen erforderlich ist.

Zur Dokumentation der förderfähigen Aufwendungen sollte zudem eine kurze Tätigkeitsbeschreibung der im begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben beschäftigten Arbeitnehmer vorgehalten werden. Auch sollte am Ende des Wirtschaftsjahres der aktuelle Stand des jeweiligen Forschungs- und Entwicklungsvorhabens dokumentiert werden. Dieser Sachstand kann sich aus der internen Dokumentation des Forschungs- und Entwicklungsvorhabens ergeben. 

Fazit 

Wir haben die Compliance-Risiken, die man mit der Beantragung der Forschungszulage eingeht, in einem früheren Blogpost beschrieben. Um diese zu reduzieren ist es notwendig, alle Dokumentationsanforderungen zu erfüllen. Darüber hinaus empfehlen wir jedem unsere Mandanten, den Prozess, wie man auf die Höhe der Forschungszulage gekommen ist, ebenfalls zu dokumentieren.

Erfahrungsgemäß trifft man viele Annahmen in der Analyse von Daten, Mitarbeiter die indirekt an einem Projekt mitwirken, buchen keine Stunden. Es hilft ungemein, wenn man auch solche Details dokumentiert und im Falle einer Prüfung vorweisen kann, weil diese Details die Robustheit Ihres Prozesses demonstrieren sowie die Einhaltung der gesetzlichen Erfordernisse.