Chancen und Risiken beim Antrag auf Forschungszulage

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Die Forschungszulage bietet eine attraktive rückwirkende Förderung an von bis zu 1 Mio €, was eine Chance für viele Unternehmen darstellt, um aktiver in F&E zu investieren. Wo es Chancen (und Geld vom Staat) gibt, da gibt es immer auch Risiken. Risiken sind prinzipiell nichts Schlimmes. Als Unternehmen geht man täglich Risiken ein. Schlimm sind jedoch die Risiken, die einem nicht bewusst sind oder auf die man nicht vorbereitet ist!

In diesem Blogpost wollen wir Ihnen zuerst dabei helfen sich die Risiken, die man mit der Beantragung der Forschungszulage eingeht, bewusst zu machen, aber vor allem auch eine Hilfestellung anbieten, was man zur Reduzierung solcher Risiken unternehmen kann.

Zuallererst sei hier gesagt, dass der vorsätzliche Betrug, also bewusste Falschangaben oder Vortäuschung falscher Tatsachen ein Straf- und Bußgeld verfahren nach sich ziehen kann. Weshalb der beste Rat, den wir Ihnen hierzu geben können, ist ehrlich und den Tatsachen entsprechend einen Antrag zu stellen.

Welche Risiken geht man mit der Beantragung der Forschungszulage ein?

Da man die Forschungszulage in einen zweistufigen Verfahren Beantragung muss (mehr zum Antragsverfahren hier), ist das erste und offensichtlichste Risiko, die der Ablehnung des Projektvorhabens oder eine technische Prüfung durch die BSFZ. Vor diesem Risiko haben viele Unternehmen berechtigterweise zuerst am meisten Respekt, da die Ablehnquote bei vielen Fördermitteln recht hoch sein kann und es gegenwärtig wenig Literatur oder Projektbeispiel gibt, wie man eine Förderwürdigkeit nach den 5-F&E Kriterien nach Frascati nachweisen kann.

In der Konsequenz kann dies zu einem Vermeidungsverhalten führen, bei dem Unternehmen nur die „Lupenreinen“ F&E-Projekte beantragen, also offensichtlich förderfähige Leuchtturmprojekte. Daraus resultiert das Risiko, dass man Fördergelder liegen lässt.

Langfristig kann das jedoch auch das Prüfungsrisiko durch die BFSZ steigern, denn jeder Antrag, den Sie einreichen trägt einen Beitrag zu Ihrem Risikoprofil bei. Die BSFZ wird Ihr Unternehmen in einem Risikomodel anhand von Kennzahlen wie z.B. der F&E-Intensität messen und mit anderen Antragstellern vergleichen.

Wenn Sie nun am Anfang der Beantragung sehr konservativ Projekte auswählen, dann ist Ihre Referenzlinie bei einer zukünftigen Beantragung niedriger. Sollte dann die F&E-Intensität von einem Jahr aufs nächste sprunghaft steigen, weil Sie z.B. etwas mutiger in der Projektauswahl waren, könnte sich das Risiko einer Prüfung durch die BSFZ erhöhen.

Wie kann man hier vorsorgen?

Wichtig ist eine umfangreiche Schulung der Mitarbeiter in der F&E-Abteilung zu den 5 F&E-Kriterien aus dem Frascati-Handbuch, um sicherzustellen das förderfähige Projekte nicht übersehen werden. Darüber hinaus sollte man bei der Analyse alle Aufgaben und Projekte einbeziehen, auch diejenigen, die auf den ersten Blick als routinemäßige Entwicklung erscheinen. Die Einschätzung, ob ein Projekt förderfähig ist, bedarf ingenieurtechnisches Urteilsvermögen, weshalb hier die Einbeziehung eines erfahrenen Beraters hilfreich sein kann.

Wie wird der Antrag auf Forschungszulage durch das Finanzamt geprüft?

Nach erfolgreicher Beantragung der Bescheinigung wird der eigentliche Antrag auf Forschungszulage beim Finanzamt gestellt. Dieses Formular steht Ihnen ab dem 1 April über Ihr MeinElster Portal zur Verfügung.  Der Antrag sollte zeitlich vor der Abgabe Ihrer Körperschaftssteuererklärung erfolgen, damit es zu einer zeitnahen Anrechnung kommt.

Die Bescheinigung der BSFZ ist für das Finanzamt bindend, weshalb das Finanzamt nicht die Förderfähigkeit Ihrer Projekte prüfen wird. Jedoch besteht das prinzipielle Risiko einer Prüfung des Finanzamtes trotz der Rechtsverbindlichkeit der Bescheinigung. Das Finanzamt entscheidet bei Antragseinreichung, ob weitere Unterlagen zur Prüfung des Antrages erforderlich sind.

Das Finanzamt wird prüfen, ob Projekte tatsächlich erst ab dem 01.01.2020 begonnen wurden. Dies ist eine klare gesetzliche Anforderung und es ist davon auszugehen, dass hierzu verstärkt geprüft wird.  Das Hauptaugenmerk einer Prüfung durch das Finanzamt wird sich auf die Quantifizierung der förderfähigen Aufwände und die Berechnung der Personalkosten auf Projektebene richten. Hier erwartet der Gesetzgeber, dass nach dem Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung die Zeitaufwände so genau zu bezeichnen sind, damit das Finanzamt die Einhaltung der Voraussetzungen prüfen kann.

Ein weiteres Risiko ist das Überschreiten der maximalen Fördergrenze von 1 Mio. €. Dies ist für ein Einzelunternehmen, recht einfach zu vermeiden, kann jedoch verbundene Unternehmen, die Teil einer Holdingstruktur sind, vor eine gewisse Herausforderung stellen. Insbesondere wenn die verbundenen Unternehmen operativ unabhängig von einender agieren. Hier ist in Zusammenarbeit mit dem Controlling der Holding eine entsprechende Compliance-Struktur zu etablieren, auch wenn der Antrag auf Ebene der Organschaft gestellt wird. Gleiches gilt für die Einhaltung der maximalen Fördergrenze von 15 Mio. € für ein Forschungs- und Entwicklungsvorhaben gewährten staatlichen Beihilfen. Ein Vorteil der Forschungszulage ist, dass man Sie mit anderen Fördermitteln kombinieren kann. Jedoch ist glasklar die Doppelförderung untersagt und somit zu vermeiden.

Fazit

Durch die Rechtsverbindlichkeit der Bescheinigung als Grundlagenbescheid, hat der Gesetzgeber eine gewisse Fördersicherheit geschaffen. Jedoch ist durch den Auszahlungsmechanismus über eine Anrechnung auf die Steuerschuld eine zusätzliche Risikovariable hinzugekommen, gegen die man sich absichern sollte. Denn selbst mit einer erfolgreichen Bescheinigung gibt es genügend Ansatzpunkte für das Finanzamt während einer Prüfung die Höhe der Forschungszulagenhöhe zu hinterfragen.

Selbst wenn das Finanzamt keine weiteren Dokumente bei der Beantragung anfordert, sondern gleich einen Festsetzungsbescheid zustellt, bedeutet das nicht, dass man Rechtssicherheit bezüglich der Förderhöhe hat. Denn die Finanzbehörden haben bis zu 5 Jahre Zeit, um rückwirkend alle Aspekte der Steuererklärung und somit auch den Antrag auf Forschungszulage zu prüfen! Dies ist aus unserer Sicht das größte Risiko, denn nach 5 Jahre gehen viele Details in den Köpfen der Mitarbeiter verloren.

Um hier vorzubeugen müssen Unternehmen schon zu Beginn einer solchen Beantragung das Fundament legen für einen Prozess, der darauf ausgerichtet ist, alle Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Und Sie sollten diesen Prozess so dokumentieren, dass dieser auch in 5 Jahren noch lückenlos und nachvollziehbar ist.

Welche Dokumentationsanfordernisse Sie haben, darüber können Sie in unserem nächsten Blogpost mehr erfahren.