Antrag abgelehnt – und nun?

Stellen Sie sich vor: Sie haben Wochen investiert, Ihr F&E-Vorhaben intensiv aufbereitet, Zahlen zusammengetragen, Ihre Unterlagen bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) eingereicht – und plötzlich heißt es: Antrag abgelehnt. Ein Rückschlag, der frustrieren kann. Doch so enttäuschend diese Nachricht im ersten Moment auch ist: Eine Ablehnung ist kein endgültiges Scheitern. Vielmehr bietet sie die Chance, das Vorhaben kritisch zu reflektieren, gezielt auf die Anforderungen der BSFZ abzustimmen und mit den richtigen Schritten doch noch von der Forschungszulage zu profitieren.

Der Weg zur Förderung ist zweistufig: Zunächst prüft die BSFZ, ob Ihr Vorhaben die Kriterien für Forschung und Entwicklung erfüllt. Erst mit einem positiven Bescheid kann im zweiten Schritt das Finanzamt die förderfähigen Kosten festlegen und darauf basierend die steuerliche Forschungszulage festsetzen. Doch schon in der ersten Phase scheitern viele Anträge – häufig überraschend, obwohl das Projekt auf den ersten Blick innovativ wirkt.

Ablehnungen durch die BSFZ sind keine Seltenheit: In den vergangenen Jahren lag die Ablehnungsquote bei durchschnittlich rund 25 % – mit einem aktuellen Höchststand von 28,89 % im Jahr 2024 (Stand: Ende Mai). In vielen Fällen liegt das jedoch nicht am Vorhaben selbst, sondern an inhaltlichen oder formalen Schwächen: unklare Abgrenzungen, fehlende Struktur oder eine missverständliche Darstellung der technischen Herausforderung. Dieser Beitrag beleuchtet, woran es häufig scheitert und wie Unternehmen ihre Erfolgschancen deutlich erhöhen können.

Nachforderung oder Ablehnung? Ein entscheidender Unterschied

Nicht jede Rückmeldung der BSFZ ist gleich eine endgültige Absage. Oft lohnt sich ein genauer Blick: Handelt es sich tatsächlich um eine Ablehnung oder lediglich um eine Nachforderung, die leicht zu erfüllen ist?

1. Nachforderung: 🔍
   Wenn Sie eine Nachforderung erhalten, bedeutet das: Ihr Projekt hat grundsätzlich Potenzial für die Forschungszulage. Die BSFZ benötigt lediglich weitere Informationen, um eine Entscheidung treffen zu können. Typisch sind Formulierungen wie „bitte erläutern Sie näher…“ oder „legen Sie technische Nachweise vor zu…“. In solchen Fällen bestehen gute Chancen, dass der Antrag nach einer gezielten Nachreichung bewilligt wird.
2. Ablehnung: ❌
   Anders sieht es aus, wenn der Antrag tatsächlich abgelehnt wird. Die BSFZ kommt dann zu dem Schluss, dass das Vorhaben in der vorgelegten Form nicht förderfähig ist – also nicht die Voraussetzungen gemäß § 2 Abs. 1–3 FZulG erfüllt. In solchen Fällen ist meist eine umfassendere Überarbeitung erforderlich, sowohl inhaltlich als auch strukturell.

Häufige Ablehnungsgründe – und wie Sie sie vermeiden

Unzureichende Erfüllung der FuE-Kriterien

Ein häufiger Grund für die Ablehnung eines Antrags liegt in der unklaren oder unvollständigen Beschreibung der FuE-Kriterien. Die BSFZ prüft dabei, ob die beschriebenen Tätigkeiten den Anforderungen des Forschungszulagengesetzes (§ 2 FZulG) entsprechen. Grundlage der Bewertung sind dabei drei übergeordneten Kriterien:

• Neuartigkeit: Was hebt das Projekt vom bisherigen Stand der Technik ab, entsteht dabei neues Wissen oder ein innovativer Lösungsansatz?
• Risiko/Unwägbarkeit: Gibt es ungelöste technische Fragen oder echte Entwicklungsrisiken, die den Erfolg gefährden können?
• Planmäßigkeit: Wird das Projekt methodisch geplant und dokumentiert durchgeführt?

Diese Kriterien orientieren sich an den Begriffsbestimmungen der AGVO (Allgemeine Gruppenfreistellungsverordnung) und dem Frascati-Handbuch der OECD und sind entscheidend dafür, ob ein Vorhaben als förderfähig gilt. Fehlt diese Einordnung oder bleibt sie zu vage, kann das schnell zur Ablehnung des Antrags führen.  

Mangelhafte technische Beschreibung

In der Praxis scheitert es oft an der technischen Tiefe des Antrags: Neuartigkeit wird zwar behauptet, aber nicht mit dem tatsächlichen Stand der Technik abgeglichen oder durch konkrete Unterschiede belegt. Statt einer nachvollziehbaren Abgrenzung bleiben viele Beschreibungen auf allgemeinen Innovationsbehauptungen stehen.

Auch das technische Risiko wird häufig missverstanden. Es geht dabei nicht um Marktrisiken, rechtliche Unsicherheiten oder wirtschaftliche Herausforderungen, sondern um technische Ungewissheiten. Hinzu kommt: Viele Anträge benennen keine konkreten Umsetzungsschritte, keine Methoden, keine Versuchsreihen oder Prototypen. Oder aber sie bleiben so oberflächlich, dass der Eindruck entsteht, es handele sich um eine reine Konzeptidee. Dabei ist es von enormer Bedeutung für eine erfolgreiche Antragstellung, dass erkennbar wird: Das Vorhaben folgt einem strukturierten technischen Vorgehen mit nachvollziehbaren Entwicklungsphasen und dokumentierter Planung. 

Zudem erfolgt die Prüfung der BSFZ durch technisch und fachlich versierte Gutachter:innen. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die fachliche Tiefe, die terminologische Genauigkeit und die stringente Argumentation im Antrag. Ein überzeugender Antrag braucht deshalb nicht nur eine gute Idee, sondern eine technisch fundierte und nachvollziehbare Darstellung entlang der oben genannten Kriterien. Wer diese Tiefe nicht erreicht, riskiert eine Ablehnung, selbst bei einem an sich förderwürdigen Vorhaben. 

„Wir sehen das in der Praxis immer wieder: Das Vorhaben selbst ist oft stark – innovativ, technisch anspruchsvoll. Genau das, was gefördert werden soll. Aber im Antrag wird das nicht klar genug herausgearbeitet. Es kommt dann weniger auf die Idee an, sondern viel mehr darauf, wie sie strukturiert, beschrieben und anhand der Kriterien eingeordnet wird.“

Markus Busuttil, CEO von Busuttil & Company

Formale Schwächen und Plausibilitätsprobleme  

Neben inhaltlichen Aspekten können auch formale Schwächen die Erfolgschancen eines Antrags mindern. Zwar ist das BSFZ-Verfahren strukturiert aufgebaut, etwa durch entsprechende Eingabemasken, doch auch hier gilt: Die Angaben müssen plausibel, in sich konsistent und nachvollziehbar sein. 

Widersprüche, unklare Bezeichnungen oder unrealistische Zeitaufwände können Zweifel wecken – vor allem dann, wenn das Verhältnis zwischen Aufwand, Personal und Inhalt nicht stimmig wirkt. Auch wenn die detaillierte Prüfung von Kostenbelegen und Zeitaufwänden erst beim Finanzamt erfolgt, erwartet die BSFZ zumindest eine plausible Aufschlüsselung des Vorhabens. Formale Unschärfen oder lückenhafte Angaben werden dabei nicht immer explizit kommentiert, wirken sich aber auf die Gesamtbewertung aus, vor allem, wenn sie das Bild eines unsauber durchdachten Vorhabens vermitteln. 

Was tun im Falle einer Ablehnung: Widerspruch oder Neuantrag?

Lesen sie auf der Rückmeldung der BSFZ dann doch die ernüchternden Worte, dass die Voraussetzungen des § 2 Abs. 1–3 FZulG nicht erfüllt sind, heißt das zunächst einmal: Antrag abgelehnt. Dabei stehen Ihnen jedoch grundsätzlich weiterhin zwei Wege offen: 

1. Widerspruch einlegen: Innerhalb eines Monats nach Zugang des Bescheids ist dies möglich. Wichtig ist, dabei gezielt auf die genannten Ablehnungsgründe einzugehen. Statt in die Konfrontation zu gehen, sollten Sie den Widerspruch als ergänzende Erklärung nutzen: Wo bestand ein Missverständnis? Welche Informationen fehlten? Oft reicht eine fachlich präzise Antwort auf diese Fragen, um eine Neubewertung auszulösen.
2. Projekt überarbeiten und neu einreichen: Wenn grundlegende Strukturprobleme oder inhaltliche Lücken bestehen, ist ein Neuantrag meist sinnvoller. Dabei kann das Vorhaben auch in kleinere Teilprojekte untergliedert werden – so lassen sich die innovativen Anteile gezielter darstellen. Zudem ermöglicht die Aufteilung eine klarere technische Abgrenzung und kann damit die Erfolgsaussichten deutlich erhöhen.

Wird ein Antrag abgelehnt ist das nicht das Ende – sondern ein Zwischenstopp

Was viele Antragsteller nicht wissen: Eine Ablehnung durch die BSFZ bezieht sich ausschließlich auf das jeweilige Forschungs- und Entwicklungsvorhaben. Das bedeutet: Weitere Anträge – sei es für andere Vorhaben oder eine überarbeitete Version des ursprünglichen Vorhabens– sind weiterhin möglich. Es gibt keine „Sperre“ oder Ausschlussregelung für Unternehmen, deren Vorhaben einmal abgelehnt wurden.

Die BSFZ beurteilt jedes Vorhaben eigenständig. Wer aus einer Ablehnung lernt und die Hinweise aus dem Bescheid ernst nimmt, kann im nächsten Anlauf erfolgreicher sein.

Tipp: Sie sollten auch vergangene oder künftig geplante Vorhaben prüfen. Vielleicht eignet sich ein anderer Projektteil besser für die Förderkriterien als das ursprünglich eingereichte Vorhaben.

Professionelle Beratung zahlt sich aus

Die Antragstellung zur Forschungszulage ist mehr als reine Bürokratie, sondern erfordert sowohl technisches Know-How als auch ein Gespür dafür, wie die BSFZ denkt, prüft und entscheidet. Genau hier setzen spezialisierte Beratungen an: Sie analysieren den Ablehnungsbescheid, identifizieren Schwachstellen im Antrag und begleiten die Optimierung Schritt für Schritt.

„Die Herausforderung bei der Forschungszulage liegt nicht im Vorhaben selbst, sondern in der richtigen Übersetzung in die Sprache der Förderung. Genau das ist unsere Aufgabe als Beratung: Brücken bauen zwischen Ideen und echten Innovationen im Sinne der Förderlogik.“

Markus Busuttil, CEO von Busuttil & Company

Unsere Expert:innen von Busuttil & Company bringen dabei ein tiefes Verständnis für die BSFZ-Praxis mit – Was wird aktuell besonders kritisch geprüft? Wie müssen FuE-Kriterien konkret formuliert sein? Welche typischen Stolperfallen gilt es zu vermeiden? Dieses Wissen macht in vielen Fällen den entscheidenden Unterschied zwischen Ablehnung und Bewilligung des Antrags. In der Praxis zeigt sich immer wieder, welchen Mehrwert externe fachliche Beratung bieten kann – vor allem dann, wenn Förderprozesse komplex werden und Präzision gefragt ist.

Fazit: Ablehnung als Ausgangspunkt für Optimierung nutzen

Die Forschungszulage ist ein attraktives und dauerhaft verfügbares Förderinstrument für alle deutschen innovativen Unternehmen. Wird Ihr Antrag abgelehnt sollte Sie das keineswegs entmutigen, sondern als Ansporn zur Verbesserung dienen. Mit einer professionellen Analyse, gezielten Nachbesserungen und einer transparenten Kommunikation mit der BSFZ lassen sich viele Hindernisse überwinden. Wichtig ist: Dranzubleiben, aus der Rückmeldung zu lernen und den nächsten Antrag besser zu machen.