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Grundlagen zur Forschungszulage

1. Was ist die Forschungszulage?

Die Forschungszulage ist ein staatliches Förderprogramm, das innovative F&E-Projekte unterstützt, um deutsche Unternehmen zur vermehrten Investition in Forschung und Entwicklung zu motivieren. Seit dem 01.01.2020 ermöglicht das Forschungszulagengesetz (FZulG) Förderungen für Unternehmen aller Größen und Branchen, die förderfähige Entwicklungsvorhaben durchführen. Die Förderung erstreckt sich nicht nur auf klassische F&E-Projekte, sondern auch auf Digitalisierungs- und Industrie-4.0-Vorhaben wie Software- oder Prozessinnovationen.

Die Forschungszulage bietet eine maximale Förderung von 2,5 Mio. Euro/Jahr, mit Gültigkeit ab Veröffentlichung der Gesetzesänderung zum 28.03.2024. Hierbei gilt ein Fördersatz von 25 % (+10 % extra für KMU) auf förderfähige Kosten, insbesondere die Kosten für das Personal, das im Rahmen Ihrer Entwicklungsaktivitäten beschäftigt ist. Die förderfähigen F&E-Kosten sind auf maximal 10 Mio. € pro Jahr gedeckelt. Für Forschung, welche extern in Auftrag gegeben wird, gilt seit 28.03.2024 ein Fördersatz von 17,5 % (+7 % extra für KMU).

Die Forschungszulage kann vier Jahre rückwirkend beantragt werden. Ihnen winken insgesamt bis zu 4+2.5  Mio. Euro Förderung für Ihre F&E-Projekte.

2. Wer profitiert von der Forschungszulage?

Die Forschungszulage steht Unternehmen jeglicher Größe offen, ohne Mindest- oder Höchstgrenzen in Bezug auf Umsatz, Mitarbeiterzahl oder Bilanzsumme. Sowohl KMU als auch große Unternehmen und Konzerne können davon profitieren. Im Gegensatz zu klassischen KMU-Förderinstrumenten, die auf Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern beschränkt sind, ist die Forschungszulage für alle steuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland zugänglich. Hochschulen, Universitäten und andere Forschungseinrichtungen können die Zulage jedoch nicht beantragen. Die Antragsberechtigung basiert auf der Steuerpflicht des Unternehmens nach dem Einkommens- oder Körperschaftssteuergesetz. Dabei können Unternehmen jeder Rechtsform, einschließlich Einzelunternehmer und Kapitalgesellschaften, unabhängig von ihrem Gründungsdatum oder ihrer Betriebsdauer, die Forschungszulage nutzen.

3. Welche Forschungs- und Entwicklungsvorhaben (FuE-Vorhaben) werden gefördert?

Förderungswürdige Forschungs- und Entwicklungsvorhaben im Sinne des § 2 Abs. 1 FZulG sind Vorhaben, die der Grundlagenforschung, der industriellen Forschung oder der experimentellen Entwicklung zugeordnet werden können. Ein Vorhaben kann auch mehreren Kategorien zugeordnet werden. Die Definitionen der AVGO sowie das Frascati-Handbuch der OECD unterstützen bei der Zuordnung der Aktivitäten zu den einzelnen Kategorien.

Förderfähige Forschungs- und Entwicklungsprojekte umfassen eigene betriebliche Forschung, Auftragsforschung oder Kooperationsprojekte sowie Kombinationen daraus. Projekte, die als Auftrag angenommen wurden, können nicht als eigene betriebliche Forschung deklariert werden. Dies schließt eine Förderung des Auftragnehmers aus.

Die Bewertung der Forschungs- und Entwicklungsprojekte erfolgt durch die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ).

4. Welche Vorhaben sind nicht Forschung und Entwicklung (FuE-Vorhaben)?

Folgende Projekte gelten nicht als FuE-Vorhaben:

• Routinemäßige, regelmäßige Verbesserungen bestehender Produkte, auch wenn der Stand der Technik verbessert wird,
• Routinemäßige Einhaltung der öffentlichen Aufsichtskontrolle, Vorschriften
• Qualitätskontrollen, Erarbeitung von Produktionshandbüchern und Qualitätssicherung
• Marktforschung
• Produktionsanlauf
• Datensammlung (solange diese nicht integraler Bestandteil eines FuE ist)
• Software-Entwicklungen (Standardanwendungen oder Support für bereits existierende Systeme)
• Entwicklung von Management-Systemen
• Vertrieb, Support, Kundenakquise und -betreuung
• Durchführbarkeits- und Machbarkeitsstudien (zu diesen werden Arbeiten gezählt, die als Vorbereitung von Forschungstätigkeiten dienen, aber keine Grundlagenforschung, industrielle Forschung oder experimentelle Entwicklung sind)

5. Wann beginnt und wann endet ein gefördertes Forschungs- und Entwicklungsvorhaben (FuE-Vorhaben)?

Ein FuE-Vorhaben beginnt mit der „Analyse der äußeren Einflüsse“ und endet mit dem Erreichen des verfolgten Ziels. Hierzu zählt auch die Überführung des Produkts oder Verfahrens in die Marktreife (§ 2 Abs. 2 FZulG).

6. Welche Aufwendungen können durch die Forschungszulage abgedeckt werden?

Nach § 3 FzulG sind die folgenden Kosten für betriebliche Forschung und Entwicklung sowie für Auftragsforschung förderfähig:

• In Form von eigen betrieblicher Forschung und Entwicklung

-Lohnsteuerpflichtige Löhne und Gehälter von Arbeitnehmern, die in dem begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben auch tatsächlich Entwicklungstätigkeiten nachgehen. Es sind ebenfalls Löhne und Gehälter abgedeckt, für die nach einem Doppelsteuerabkommen keine Pflicht zur Abführung der Lohnsteuer vorherrscht.

– Der nach § 3 Nr. 62 EstG steuerfreie Arbeitgeberanteil für die Zukunftssicherung des Arbeitnehmers, jedoch nur, wenn dieser auf den Anteil der förderfähigen Lohn- und Gehaltsaufwendungen entfällt.

– Eigenleistungen eines Einzelunternehmers in einem begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben. Je nachgewiesener Arbeitsstunde, die der Einzelunternehmer in dem Forschungs- und Entwicklungsvorhaben tätig war, können 40 Euro je Arbeitsstunde bei insgesamt maximal 40 Arbeitsstunden pro Woche als förderfähige Aufwendungen angesetzt werden. Mitunternehmer von Personengesellschaften sind in dieser Regelung mit einbegriffen. Zum 28.03.2024 wurde der Betrag auf 70 Euro pro Stunde angehoben.

• In Form der Auftragsforschung

– 60 % der Kosten, die durch ein in Auftrag gegebenes Forschungs- und Entwicklungsvorhaben beim Auftraggeber entstanden sind. Seit 28.03.2024 sind sogar 70 % der Kosten förderfähig, wodurch sich ein effektiver Fördersatz von 17,5% (KMU +7%) ergibt.

Aufwendungen von angenommenen Forschungs- und Entwicklungsaufträgen sind von einer Förderung ausgeschlossen.

7. Wie muss der Arbeitsaufwand von Arbeitnehmern, Eigenunternehmern und Mitunternehmern in dem begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben (FuE-Vorhaben) erfasst werden?

Der Arbeitsaufwand sollte objektiv erfasst und zeitnah dokumentiert werden. Zur Erfassung können verschiedene Medien wie Bücher, Aufzeichnungen oder auch elektronische Unterlagen genutzt werden. Für die einzelnen Tätigkeiten im begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben (FuE-Vorhaben) ist eine eindeutige und nachvollziehbare Buchung und Aufzeichnung erforderlich, um die erbrachte Arbeitsleistung zu dokumentieren. Um die Arbeitszeit von Arbeitnehmern, Selbständigen und Gesellschaftern zu ermitteln, werden die Stunden erfasst, die sie in begünstigten Forschungs- und Entwicklungsprojekten tätig waren. Dabei werden vertraglich oder tariflich vereinbarte Arbeitszeiten herangezogen, um den Anteil der Arbeitszeit in förderfähigen Forschungs- und Entwicklungsprojekten zu bestimmen.

Zur Dokumentation kann ein Muster-Stundenzettel des Bundesministeriums für Finanzen verwendet werden. Die Verwendung des Musters ist freiwillig.

8. Wird der Erhalt der Forschungszulage als steuerpflichtiges Einkommen deklariert?

Nein, die Forschungszulage unterliegt nicht der Besteuerung.

9. Kann die Forschungszulage zusätzlich zu direkten Zuschüssen für Forschung und Entwicklung beantragt werden?

Aufwendungen sind von der Forschungszulage ausgeschlossen, wenn sie durch eine andere Förderung oder staatliche Beihilfe unterstützt werden oder wurden. Der Anspruchsberechtigte muss gegebenenfalls zwischen Zuschüssen und der Forschungszulage wählen.

10. Wie hoch ist die Erfolgsquote?

Gemäß einer Studie des ZEW – Leibniz-Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung GmbH beträgt die Erfolgsquote von Anträgen 74%. Allerdings erzielten unsere Mandanten dank der Beratung von Busuttil & Company eine Erfolgsquote von 97 %!

Erster Schritt: Bescheinigungsverfahren

1. Welche Informationen müssen im Antrag angegeben werden?

Im Antrag sind sämtliche Forschungs- und Entwicklungsprojekte eines Wirtschaftsjahres aufzuführen, für die das Unternehmen eine Forschungszulage beanspruchen möchte. Die Unternehmen sind dazu verpflichtet, eine aussagekräftige und nachvollziehbare inhaltliche Darstellung des Forschungs- und Entwicklungsprojekts einzureichen. Diese Darstellung sollte auch Angaben zum zeitlichen, personellen und finanziellen Umfang des Projekts enthalten.

Des Weiteren ist anzugeben, ob das Forschungs- und Entwicklungsprojekt im eigenen Betrieb durchgeführt wird, ob es sich um Auftragsforschung handelt oder ob es sich um ein Kooperationsvorhaben handelt. Neben der Angabe der Steuernummer und des zuständigen Finanzamts sind auch Informationen zu verbundenen Unternehmen im Sinne von § 15 AktG zu machen.

2. Was wird von der Bescheinigungsstelle geprüft?

Die Bescheinigungsstelle (BSFZ) überprüft grundlegend, ob es sich bei dem dargestellten Vorhaben um ein FuE-Vorhaben im Sinne des § 2 Abs. 1 bis 3 FZulG handelt. Hierbei bedient sich die Bescheinigungsstelle einheitlicher Maßstäbe zur Beurteilung der FuE-Vorhaben. Hierzu wird auf die Kommissionsmitteilung „Unionsrahmen für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation (2014/C 198/01)“ verwiesen, da das Forschungszulagengesetz unter die allgemeine Gruppenfreistellungsverordnung (AGVO) fällt.

Die geförderten F&E-Vorhaben müssen einer der drei Kategorien zuzuordnen sein:

• Grundlagenforschung,
• industrielle Forschung,
• oder experimentelle Entwicklung.

Die Kommission stützt sich bei der Zuordnung der Tätigkeiten auf ihre eigene Verwaltungspraxis sowie auf die Beispiele und Erläuterungen des Frascati-Handbuchs der OECD, um eine objektive Bewertung zu gewährleisten.

3. Welche Kriterien müssen FuE-Vorhaben für eine positive Bescheinigung erfüllen?

• Neuartig: Das Forschungsvorhaben muss der Gewinnung neuer Erkenntnisse dienen.
• Ungewiss: Es müssen Unsicherheiten in Bezug auf das Endergebnis bestehen bzw. in Hinblick auf Kosten / Zeitaufwand.
• Planmäßig: Das Vorhaben muss einem Plan folgen und budgetierbar sein.

4. Wie läuft das Bescheinigungsverfahren nach § 6 FzulG ab?

Für die Forschungs- und Entwicklungsvorhaben, für die die Forschungszulage beantragt werden soll, ist beim BSFZ ein Antrag auf Bescheinigung nach § 6 FzulG zu stellen. Der Antrag kann nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, vor oder auch während der Durchführung des Forschungs- und Entwicklungsvorhabens gestellt werden.

Das BSFZ bescheinigt lediglich, ob die im Antrag beschriebenen Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten nach dem FzulG förderfähig sind. In welchem Umfang die Aufwendungen bei der Ermittlung der Forschungszulage berücksichtigt werden können, entscheidet das zuständige Finanzamt.

Zweiter Schritt: Antragsstellung

1. Wie kann die Forschungszulage beantragt werden?

Die Beantragung und Gewährung sind in zwei Schritte unterteilt.

• Beantragung der Bescheinigung

Ob die Forschungszulage gewährt wird, hängt von der Erfüllung der Kriterien eines begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhabens (FuE-Vorhaben) nach § 2 FZulG ab. Dies wird von der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) in einem technischen Begutachtungsverfahren geprüft und beurteilt. Bei Vorliegen eines begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhabens (FuE-Vorhaben) stellt die BSFZ dem Antragsteller eine Bescheinigung hierzu aus (vgl. § 6 FZulG).

• Beantragung der Forschungszulage

Hierbei wird die Forschungszulage einmal pro Wirtschaftsjahr und über alle Vorhaben hinweg bei dem zuständigen Finanzamt des Anspruchsberechtigten beantragt (vgl. § 5 Abs. 1 FZulG).

2. Zu welchem Zeitpunkt kann die Forschungszulage beantragt werden? Hat die Beantragung vor Beginn oder nach Beendigung des Forschungs- und Entwicklungsvorhabens zu erfolgen?

Die Beantragung sowie die Gewährung der Forschungszulage erfolgen auf Basis des jeweiligen Wirtschaftsjahres. Sofern im Verlauf eines Wirtschaftsjahres förderfähige Aufwendungen für begünstigte Forschungs- und Entwicklungsvorhaben (FuE-Vorhaben) anfallen, kann nach Abschluss des Jahres die Beantragung der Forschungszulage für diesen Zeitraum einmalig erfolgen. Für FuE-Vorhaben, die sich über mehrere Jahre erstrecken, ist jedoch eine Beantragung der Forschungszulage für jedes einzelne Wirtschaftsjahr beim zuständigen Finanzamt erforderlich.

Die Beantragung einer Bescheinigung gemäß §3 Abs. 2 Forschungszulagen-Bescheinigungsverordnung (FZulBV) kann vor oder während der Durchführung eines Vorhabens erfolgen. Auch eine Beantragung nach Abschluss des jeweiligen Wirtschaftsjahres ist noch möglich.

3. Wo kann die Forschungszulage beantragt werden?

Der Antrag kann von Steuerpflichtigen bei dem Finanzamt gestellt werden, das für die Besteuerung des Anspruchsberechtigten nach dem Einkommen zuständig ist.

4. Wie wird die Forschungszulage bei Mitunternehmerschaften beantragt?

Der Antrag auf einheitliche und gesonderte Feststellung der Einkünfte für Mitunternehmerschaften ist bei dem zuständigen Finanzamt zu stellen. Es ist wichtig, dass das Finanzamt für diese Aufgabe zuständig ist.

5. Wie erfolgt die Einreichung des Antrages auf Forschungszulage?

Die Forschungszulage kann elektronisch über das Antragsformular in „Mein ELSTER“ beantragt werden. Der Antrag an das Finanzamt ist zu unterscheiden vom Antrag an das BSFZ und der Bescheinigung.

6. Erfolgt die Abgabe des Antrags auf Forschungszulage zusammen mit der Steuererklärung?

Die Beantragung der Forschungszulage kann getrennt von der Steuererklärung erfolgen. Außerdem muss für das Wirtschaftsjahr, auf das sich der Antrag auf Forschungszulage bezieht, keine Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht werden.

7. Wie weit rückwirkend kann die Forschungszulage beantragt werden?

Innerhalb von vier Jahren nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem förderfähige Ausgaben für begünstigte Forschungs- und Entwicklungsprojekte entstanden sind.

8. Welche Dokumente sind für Beantragung der Forschungszulage notwendig? Sind diese bei der Beantragung der Forschungszulage mitzuschicken?

Zur Antragstellung beim Finanzamt ist neben dem Antragsformular zunächst nur die Bescheinigung der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) einzureichen. Diese bescheinigt gemäß § 6 FZulG die Begünstigungsfähigkeit des Forschungs- und Entwicklungsvorhabens und kann auch mehrere Vorhaben umfassen. Die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) sendet die Bescheinigung direkt an das Finanzamt, weshalb diese nicht dem Antrag beigelegt werden muss.

Ob und welche weiteren Unterlagen für eine Bewilligung der Forschungszulage benötigt werden, entscheidet das Finanzamt.

• Tipp zur Vorbereitung der Antragstellung beim Finanzamt:

Die Erfassung der Stunden für Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten (FuE-Tätigkeiten) der Arbeitnehmer im Rahmen des Forschungs- und Entwicklungsvorhabens (FuE-Vorhabens), wenn die Arbeitnehmer auch Tätigkeiten in anderen Vorhaben und Bereichen ausüben.

Die Art der Tätigkeit und die Zugehörigkeit des Arbeitnehmers zum begünstigten FuE-Vorhaben sollten dokumentiert werden, um die förderfähigen Aufwendungen durch Einschluss der personenbezogenen Löhne zu ermitteln.

Am Ende jedes Wirtschaftsjahres sollte ein Bericht über den Fortschritt des FuE-Vorhabens erstellt werden.

9. Wie genau muss nach § 5 Abs. 2 FZulG das Forschungs- und Entwicklungsvorhaben (FuE-Vorhaben) und die dazugehörigen Aufwendungen beschrieben werden, dass eine Überprüfung möglich ist?

Da bereits durch die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) geprüft wird, ob es sich um ein förderfähiges Forschungs- und Entwicklungsvorhaben handelt, wird keine erneute Prüfung auf die Förderfähigkeit durch das Finanzamt stattfinden, da dieses die Bescheinigung der BSFZ vorliegen hat.

Für die Beantragung der Forschungszulage ist es notwendig, die begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben und die dazugehörigen Aufwendungen ausreichend zu beschreiben, wodurch es dem Finanzamt möglich ist, begünstigte FuE-Vorhaben eindeutig zuordnen zu können und den Voraussetzungen des Vorhabens zu folgen.

10. Was hat sich mit dem neuen Antragsformular von Januar 2024 geändert?

Die konkreten Änderungen des neuen Formulars werden in unserem Blog-Beitrag erläutert.

Die Änderungen im Antragsformular erhöhen zwar die Transparenz und Genauigkeit der Beantragung, können aber auch den Prozess für Unternehmen komplizierter gestalten:

• Präzisere Inhaltsabfrage: Die Gliederung der Projektbeschreibung und die zugehörigen Leitfragen wurden deutlich überarbeitet. Das Zeichenlimit von 4.000 bleibt aber weiterhin bestehen.
• Arbeitspläne als Pflichtbestandteil: Ab sofort ist immer ein Arbeitsplan einzureichen, der einen schnellen Überblick über den F&E-Inhalt und die Systematik des Projekts gibt. Der Plan kann im Portal erstellt oder als Anhang eingefügt werden.
• Vereinfachte Angaben zum finanziellen und personellen Aufwand: Die Kostenerfassung wurde teilweise automatisiert und die Eintragung wird etwas effizienter.
• Überarbeitetes Layout: Das Formular ist jetzt intuitiver zu bedienen.

11. Was passiert mit bereits eingereichten Anträgen?

Bereits eingereichte Anträge werden unverändert geprüft und beschieden. Eine erneute Einreichung aufgrund des neuen Antragsformulars ist nicht erforderlich.

12. Was geschieht mit den noch nicht eingereichten Anträgen?

Sofern bereits ein Antragsentwurf im BSFZ-Portal angelegt ist, können diese bis einschließlich zum 29.02.2024 im alten Antragsformular bei der BSFZ eingereicht werden. Danach wird es nicht mehr möglich sein, Anträge im alten Formular einzureichen. Die Antragsentwürfe können jedoch weiterhin heruntergeladen werden, um Datenverluste zu vermeiden.

Ihre Mehrwerte

1. Wie wir Mehrwerte für Sie schaffen

Eine tiefe Kenntnis Ihres Unternehmens, ein konsequent systematisches Vorgehen sowie die Expertise, die gesetzliche Definition von F&E auf Ihr Unternehmen anzuwenden – das sind die Prinzipien, auf denen wir für Sie Stufe für Stufe echte Mehrwerte generieren.

2. Wodurch differenziert sich die Beratung von Busuttil & Company?

Durch ein fachlich breit aufgestelltes Beratungsteam aus dem natur- und ingenieurwissenschaftlichen Bereich baut Busuttil & Company’s Methodik auf fundierte Erfahrung und hat zwei wesentliche Maxime – das größtmögliche Förderpotenzial auszuschöpfen und dabei das Risiko einer Ablehnung durch die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) oder die Prüfung durch das Finanzamt zu verhindern. Hier können Sie mehr erfahren.

3. Welche Gründe sprechen für einen externen Berater der Forschungszulage?

Busuttil & Company verfügt über umfassendes Fachwissen und langjährige Erfahrung, um Sie kompetent bei der Antragstellung zu unterstützen: 

• Sie können sich auf unser Wissen und unsere Erfahrung verlassen, denn wir kennen den gesamten Prozess genau. 
• Wir erstellen für Sie einen aussagekräftigen Arbeitsplan. 
• Die finanziellen und personellen Aufwendungen werden von uns korrekt und effizient erfasst. 
• Sie werden Schritt für Schritt durch das gesamte Antragsverfahren geführt. 

Mit unserer Beratung erhalten Sie nicht nur professionelle Unterstützung, sondern auch die Gewissheit, dass Ihr Antragsprozess reibungslos, gesetzeskonform und erfolgreich verläuft. 

Forschungszulage für Start-ups

 1. Bekommen Start-ups auch Forschungszulage?  

Ja, grundsätzlich können auch Start-ups die Forschungszulage beantragen. Für Start-ups besonders interessant: Durch die Neuregelung vom 25.06.2021 sowie der Ergänzung im BMF-Schreiben vom 07.02.2023 wurde die Definition von verbundenen Unternehmen (z. B. ein Start-up mit Business Angel oder strategischen Investor) geändert, sodass die Beantragung der Forschungszulage deutlich vereinfacht und noch attraktiver wurde. Als steuerliche Förderung kann die Forschungszulage demnach auch ausgezahlt werden, wenn sie den festgesetzten Steuerbetrag übersteigt – eine Option, die insbesondere für junge Start-ups von großer Bedeutung ist. 

2. Gibt es besondere staatliche und regionale Förderungen für Start-ups?

Auf diesem Blog-Beitrag haben wir für Sie eine exklusive Auswahl an Förderprogrammen der Bundesländer für Start-ups zusammengestellt.