Forschungszulage bei Softwareprojekten: Woran Förderfähigkeit in der Praxis tatsächlich gemessen wird

Die Forschungszulage ist für viele Unternehmen aus dem Softwarebereich ein zentraler Hebel, um innovative Entwicklungsprojekte zu finanzieren. Gleichzeitig zeigt sich in der Praxis, dass gerade Softwarevorhaben häufig abgelehnt werden, oft trotz erheblicher Entwicklungsaufwände. Der Grund dafür muss nicht zwingend im Projekt selbst liegen. Entscheidend ist vielmehr, wie es im Kontext der Kriterien zur Bescheinigung der Förderfähigkeit eingeordnet und begründet wird.

Ein Beschluss des Verwaltungsgerichts Berlin vom 22.09.2025 (Az. 8 K 153/23) macht die Diskrepanz zwischen der internen Wahrnehmung und der Bewertung durch die externe Prüfstelle deutlich. Der Fall, um den es geht, ist aus unserer Sicht weniger eine überraschende Einzelfallentscheidung als vielmehr eine Bestätigung dessen, was wir in der täglichen Beratung zur Forschungszulage beobachten.

Interessant ist dabei nicht primär die juristische Bewertung, sondern die praktische Konsequenz, die daraus resultiert. Die Entscheidung des Gerichts zeigt sehr deutlich, wie Projekte, nicht nur im Softwarebereich, tatsächlich bewertet werden und wo die entscheidenden Hürden in der Antragsstellung liegen.

Worum es in dem Fall ging

Im zugrunde liegenden Fall beantragte ein Unternehmen für ein Softwareprojekt die Bescheinigung nach dem Forschungszulagengesetz.

Das Unternehmen entwickelte eine Software zur automatisierten Erstellung von Fotobüchern und Videos. Nutzer sollten damit innerhalb weniger Minuten per Smartphone einen Reisebildband erstellen können, wobei Fotos automatisch eingefügt und aufbereitet werden. Daraus sollte das System automatisch ein druckfähiges PDF sowie ein für die sozialen Medien optimiertes Video erzeugen.

Die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) lehnte den Antrag mit der Begründung ab, dass kein förderfähiges Forschungsvorhaben vorliege. Das Unternehmen argumentierte im weiteren Verfahren, dass die Umsetzung mit erheblichen technischen Herausforderungen verbunden gewesen sei und die Entwicklung nicht als trivial angesehen werden könne. Nach mehrfachem nicht-erfolgreichem Widerspruch klagte das Unternehmen gegen die Entscheidung.

Welche Projekte werden gefördert?

Bevor wir die Ablehnungsgründe und die Entscheidung des Gerichts konkreter erörtern, sollten wir einen kurzen Blick auf die Kriterien werfen, anhand derer über die Förderfähigkeit von Projekten entschieden wird.

Aufgrund der themenoffenen Natur der Forschungszulage, werden oft weit mehr Projekte gefördert, als man zunächst annehmen würde. Neben klassischen F&E-Vorhaben umfasst die Forschungszulage alle Entwicklungsprojekte, die den Kategorien Grundlagenforschung, industrielle Forschung oder experimentelle Entwicklung zugeordnet werden können.

Wie eingangs erwähnt, müssen aber bestimmte Kriterien erfüllt sein, um die Förderung in Anspruch nehmen zu können. Dabei werden drei übergeordnete Kriterien herangezogen: Neuheit, Ungewissheit und Planmäßigkeit.

Die Interpretation und Anwendung der drei F&E Kriterien fällt vielen Unternehmen schwer. Das wichtigste Kriterium in der Beantragung ist das des technischen oder wissenschaftlichen Risikos. Wenn zu Beginn eines Vorhabens unklar war, ob das Projektziel (aus technischer oder wissenschaftlicher Sicht) zu erreichen ist oder wie viele Ressourcen zur Lösung notwendig sein werden, dann sind die Chancen für eine Förderung sehr hoch. War die Entwicklung verhältnismäßig einfach und mit Routinemethoden zu erreichen, dann ist eine Förderung unwahrscheinlich.

Weitere Informationen dazu, welche Projekte gefördert werden finden Sie hier.

Gute Projekte sind nicht automatisch förderfähig

Auch das Verwaltungsgericht folgte der Argumentation der Klägerin nicht. Entscheidend war aus Sicht des Gerichts, dass die durchgeführten Tätigkeiten keine ausreichende Neuartigkeit und keine Risiken erkennen ließen. Vielmehr bewegte sich das Vorhaben im Rahmen des bestehenden Stands der Technik und stellte aus Sicht der Prüfer eine Anwendung bzw. Weiterentwicklung bekannter Ansätze dar.

Das Unternehmen benannte daraufhin Alleinstellungsmerkmale der Entwicklung und ging gegen die Entscheidung vor, blieb jedoch vor Gericht erfolglos. Das Verwaltungsgericht bestätigte die Einschätzung der Bescheinigungsstelle: Die im Projekt durchgeführten Tätigkeiten wurden nicht als ausreichend neuartig eingeordnet, insbesondere weil keine hinreichende technologische Unsicherheit erkennbar war und sich das Vorhaben im Rahmen des bestehenden Stands der Technik bewegte.

Gerade diese Einordnung ist für die Praxis zentral: Nicht die wahrgenommene Schwierigkeit eines Projekts ist ausschlaggebend, sondern die Frage, ob tatsächlich ein Erkenntnisgewinn über den Stand der Technik hinaus angestrebt wird.

Gute Projekte sind nicht automatisch förderfähig

Viele Unternehmen gehen nachvollziehbarerweise davon aus, dass ein technisch anspruchsvolles oder innovatives Softwareprojekt als Forschung und Entwicklung im Sinne des Forschungszulagengesetzes gelte. Diese Annahme ist naheliegend, greift in der Praxis jedoch zu kurz.

Entscheidend ist nicht, ob ein Projekt neuartig oder in besonderem Maße komplex ist, sondern ob sich eine echte technologische Unsicherheit identifizieren und nachvollziehbar begründen lässt. Genau hier liegt häufig das Problem: Projekte werden entlang ihrer Ziele, Funktionen oder Ergebnisse beschrieben, nicht entlang der offenen technischen Fragestellungen, die zu Projektbeginn bestanden. In der Bewertung führt das dazu, dass Vorhaben trotz hoher interner Komplexität als „naheliegend“ oder als routinemäßige Weiterentwicklung eingeordnet werden.

Der vorliegende Fall zeigt exemplarisch, dass selbst ein auf den ersten Blick komplexes und funktionsreiches Softwareprojekt nicht zwangsläufig als förderfähig eingestuft wird.

Die interne Projektsicht reicht nicht aus

Ein zentraler Punkt, den wir in vielen Projekt sehen, ist die Diskrepanz zwischen interner und externer Sicht. Innerhalb der Entwicklungsteams ist meist sehr klar, wo die technischen Herausforderungen lagen. Diese Klarheit entsteht jedoch aus Kontext, Erfahrung und zahlreichen impliziten Annahmen.

Im Antrag selbst fehlt genau dieser Kontext häufig. Technische Entscheidungen, verworfene Lösungsansätze oder Unsicherheiten werden nicht systematisch dargestellt, sondern bestenfalls angedeutet. Für einen externen Gutachter entsteht dadurch ein deutlich vereinfachtes Bild des Projekts.

Auch im vorliegenden Fall hat das Unternehmen auf die Komplexität und die Herausforderungen in der Umsetzung verwiesen. Diese Argumentation war jedoch aus Sicht der BSFZ und später aus Sicht des Gerichts nicht ausreichend konkret, um eine technologische Unsicherheit im Sinne der Forschungszulage zu belegen.

Die Konsequenz ist nicht, dass das Projekt schlechter ist, sondern dass es anders wahrgenommen wird. In der Beratung bedeutet das für uns, diese impliziten Zusammenhänge sichtbar zu machen und in eine Struktur zu überführen, die auch ohne Vorwissen nachvollziehbar ist.

Der Stand der Technik als entscheidender Prüfmaßstab

Ein weiterer Aspekt, der in der Bewertung regelmäßig unterschätzt wird, ist die Rolle des Stands der Technik. In der Praxis ist er das zentrale Referenzsystem, gegen das jedes Projekt eingeordnet wird.

Auch im vorliegenden Fall war dies ein entscheidender Punkt: Das Gericht stellte darauf ab, dass sich die Entwicklung im Rahmen bestehender technologischer Möglichkeiten bewegte und keine ausreichende Abgrenzung zum Stand der Technik erkennbar war.

Viele Anträge behandeln den Stand der Technik lediglich als formalen Bestandteil und bleiben dabei auf einer allgemeinen Ebene. Genau hier entsteht ein Risiko für die erfolgreiche Bescheinigung: Wenn nicht klar herausgearbeitet wird, warum bestehende Lösungen nicht ausreichen, entsteht schnell der Eindruck, dass das Projekt im Wesentlichen auf bekannten Ansätzen basiert.

Gerade im Softwarebereich ist diese Abgrenzung anspruchsvoll. Die allgemeine Verfügbarkeit vieler Frameworks, Bibliotheken und etablierter Architekturen als Open-Source führt dazu, dass die Grenze zwischen Anwendung und Forschung schnell verschwimmt. Umso wichtiger ist es, präzise darzustellen, an welcher Stelle diese bestehenden Ansätze an ihre Grenzen stoßen und warum daraus eine echte Unsicherheit entsteht.

Die Rolle der Beratung: Strukturierung statt Formulierung

Die Entscheidung verdeutlicht auch, dass die eigentliche Herausforderung nicht in der sprachlichen Ausformulierung eines Antrags liegt. Entscheidend ist die inhaltliche Struktur.

In unserer Beratung bedeutet das, Projekte gemeinsam mit den Fachbereichen in ihre Bestandteile zu zerlegen und, nach Bedarf, neu zu ordnen. Dabei geht es insbesondere darum, die Bereiche zu identifizieren, in denen tatsächlich Forschungscharakter vorliegt, und diese klar von klassischen Entwicklungsanteilen abzugrenzen.

Dieser Schritt ist oft anspruchsvoller als erwartet, da Projekte in der Realität selten entlang dieser Kategorien geplant werden. Umso wichtiger ist eine strukturierte Aufbereitung, die die relevanten technischen Fragestellungen in den Mittelpunkt stellt und die eigentliche Forschungsleistung sichtbar macht.

Was sich für unsere Kunden konkret ergibt

Die Entscheidung bringt keine grundlegend neuen Anforderungen mit sich, sie macht jedoch deutlich, wo in der Praxis die entscheidenden Hebel liegen. Für unsere Kunden bedeutet das vor allem, dass die Qualität der Vorbereitung eine noch größere Rolle spielt.

Erfolgreiche Anträge entstehen dort, wo Projekte frühzeitig aus der Perspektive des BSFZ betrachtet werden. Dazu gehört die klare Identifikation von Unsicherheiten, die saubere Abgrenzung zum Stand der Technik und die Fähigkeit, beides in eine konsistente Argumentation zu überführen.

In der Zusammenarbeit zeigt sich immer wieder, dass viele Projekte grundsätzlich förderfähig sind. Ihr Potenzial wird jedoch erst dann sichtbar, wenn die technische Substanz entsprechend strukturiert und eingeordnet wird. Genau hier liegt der entscheidende Mehrwert einer fundierten Beratung.

Fazit

Der Beschluss macht deutlich, dass die Förderfähigkeit von Softwareprojekten maßgeblich von ihrer systematischen Einordnung abhängt. Ausschlaggebend ist nicht der wahrgenommene Innovationsgrad, sondern die nachvollziehbare Herleitung technischer Unsicherheiten sowie die klare Abgrenzung zum Stand der Technik.

Für Unternehmen bedeutet das, dass erfolgreiche Anträge eine strukturierte und kritische Aufbereitung erfordern. Damit bestätigt die Entscheidung eine zentrale Erkenntnis aus der Beratungspraxis: Die Qualität der Argumentation entscheidet über die Förderfähigkeit.

Können wir Ihnen weiterhelfen?

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihre Softwareprojekte förderfähig sind, helfen wir Ihnen gerne, im Rahmen eines ersten kostenfreien und unverbindlichen Gesprächs. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.