Was muss im Rahmen der Forschungszulage dokumentiert werden?

Die Beantragung der Forschungszulage ist vergleichbar mit der Erstellung einer Steuererklärung. Genau wie bei einer Steuererklärung sind Sie verpflichtet, korrekte und vollständige Angaben zu machen. Diese Verpflichtung gilt sowohl für die technische Antragstellung bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) als auch für den späteren Antrag beim Finanzamt. Durch die Einhaltung dieser Vorgaben können Sie nicht nur potenzielle Compliance-Risiken minimieren, sondern auch die Vorteile der steuerlichen Forschungsförderung voll ausschöpfen. In unserem Blogpost erfahren Sie alles Wichtige rund um die Dokumentationspflichten bei der Beantragung der Forschungszulage.

Dokumentation der Zeitaufwände

Zur Ermittlung der förderfähigen Aufwendungen nach dem FZulG müssen für jedes begünstigte Forschungs- und Entwicklungsvorhaben Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden geführt werden, welche den zeitlichen Einsatz eines jeden Mitarbeiters im jeweiligen F&E-Vorhaben belegen. Der Anteil der Arbeitszeit in förderfähigen Forschungs- und Entwicklungsvorhaben ist auf der Basis der vertraglich bzw. tariflich vereinbarten Arbeitszeit zu ermitteln. Entsprechende Stundenaufzeichnungen sind auch über die vom Einzelunternehmer bzw. von den Mitunternehmern erbrachten Eigenleistungen im Sinne des § 3 Absatz 3 FZulG zu führen.

Hierbei gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, BStBl I S. 1269).“ In Bezug auf die Forschungszulage verlangt der Grundsatz der Klarheit u. a. eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchung der geleisteten Stunden.

Wie dokumentiere ich die Zeitaufwände am besten?

Hierzu stellt das Bundesministerium der Finanzen auch einen kostenfreien Musterstundenzettel zur Verfügung. Die Verwendung dieser Vorlage ist allerdings nicht verpflichtend und dient lediglich als Orientierung. Die Stunden können sowohl in elektronischer als auch in Papierform erfasst und dokumentiert werden. Falls in Ihrem Unternehmen bereits eine projektbezogene, digitale Zeiterfassung verwendet wird, z. B. innerhalb eines HR- oder ERP-Systems, so empfiehlt sich die Verwendung der bereits vorhandenen elektronischen Tools. Unsere Experten von Busuttil & Company helfen Ihnen gerne dabei, die Weichen für Ihre Projekte von Anfang an richtig zu stellen.

Dabei ist ein wichtiger Aspekt, dass die Dokumentation der Zeitaufwände unveränderlich sein sollte! Wenn Sie beispielsweise eine Excel-Tabelle verwenden, empfiehlt es sich, diese zum Ende eines Wirtschaftsjahres auszudrucken und von den Mitarbeitenden unterschreiben zu lassen.

Da der Arbeitslohn von Arbeitnehmern in die Bemessungsgrundlage eingeht, sind die Aufzeichnungen für jeden Arbeitnehmer in den jeweiligen Projekten auszuweisen. Die einzelnen Arbeitnehmer müssen Sie im Antrag auf Forschungszulage jedoch nicht namentlich aufführen. In jedem Fall müssen Unternehmen die geleisteten Arbeitsstunden dem bescheinigten F&E-Vorhaben zuordnen.

Tipp: Das Gesetzt schreibt Ihnen nicht vor, wie häufig Sie diese Aktivitäten dokumentieren müssen oder dass man jeden einzelnen Arbeitsschritt ausführlich beschreibt. Jedoch ist es ratsam, die Tätigkeiten eines jeden Mitarbeiters zeitnah zu erfassen und kurz zu beschreiben. Dabei empfehlen wir eine gewisse Proportionalität zu den gebuchten Stunden eines jeden Mitarbeiters. Eine Prüfung durch das Finanzamt kann auch Jahre später stattfinden und Projektmitarbeiter stehen dann ggf. nicht mehr zur Verfügung. Diese Tatsache verdeutlicht die Wichtigkeit einer umfassenden und nachvollziehbaren Dokumentation zur Reduzierung potenzieller Compliance-Risiken.

Welche Mitarbeiter können über die Forschungszulage abgerechnet werden?

Grundsätzlich dürfen Sie nur Mitarbeiter über die Forschungszulage abrechnen, welche direkt an dem Entwicklungsprojekt arbeiten. Diese werden als „Forscher“ bezeichnet, wobei dies auch Mitarbeiter ohne akademischen Abschluss beinhaltet, wie z.B. Techniker oder Laborassistenten. Nicht förderfähig sind hingegen Mitarbeiter, die nur einen indirekten Beitrag zum Projekt leisten, wie z.B. Management, Verwaltung, Logistik oder sonstigen Dienstleistungen. 

Ist das Projektmanagement von F&E-Projekten förderfähig?

Zur Beantwortung der Frage wurde die Definitionsgrundlage im Frascati-Handbuch herangezogen. Hier heißt es „FuE ist ein geplanter und budgetierter Prozess…“. Sowohl die Planung als auch die Budgetierung sind demnach wichtige mittelbare Aufgaben des Projektmanagements. Die geleisteten Arbeitszeiten für die Planung und Budgetierung Ihres F&E-Projektes können Sie folglich auf dem Stundenzettel vermerken und beim Finanzamt mit einreichen.

Generell gilt: Zu den im Rahmen der Forschungszulage förderfähigen Personalkosten gehören nur die Zeitaufwände, die unmittelbar mit dem F&E-Vorhaben in Zusammenhang stehen. Indirekte Tätigkeiten aus dem Bereich Administration, wie z.B. den organisatorischen Aufwand der Sekretärin, die Termine koordiniert, oder Routinearbeiten, die von denselben Mitarbeitern ausgeführt werden, dürfen folglich nicht auf dem Stundenzettel vermerkt werden, da diese nur indirekt dem FuE-Projekt zugeordnet werden können. Auch Forscher, die direkt an einem FuE-Projekt mitwirken, führen gelegentlich Aufgaben durch, die nicht förderfähig sind, wie z. B. das Anmelden von Patenten oder das Beantragen von Fördermitteln. Diese Tätigkeiten müssen klar voneinander getrennt sein.

Wir empfehlen daher, sämtliche anfallende Arbeitszeiten einem F&E-Projekt zuzuordnen, jedoch bei der Einreichung beim Finanzamt die Zeiten der nicht-förderfähigen Mitarbeiter bzw. indirekten Arbeitsaufwände klar abzugrenzen.

Welche Dokumente muss man fürs Finanzamt vorhalten? 

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die seit 2017 geltende Belegvorhaltepflicht. Dies bedeutet, dass Sie im Rahmen der Antragstellung nicht alle Belege einreichen, diese jedoch aufbewahren müssen. Falls erforderlich oder im Rahmen einer Buchprüfung kann das Finanzamt die Vorlage dieser Belege anfordern und prüfen.

Im Antrag auf Forschungszulage sind zunächst die begünstigen Forschungs- und Entwicklungsvorhaben, für die die Forschungszulage beantragt wird, sowie die entsprechend förderfähigen Aufwendungen so genau zu bezeichnen, dass das Finanzamt die Einhaltung der Voraussetzungen prüfen kann. Das Finanzamt entscheidet dann in eigener Zuständigkeit über den Umfang einer Prüfung, insbesondere ob die Vorlage von Unterlagen erforderlich ist.

Zur Dokumentation der förderfähigen Aufwendungen sollte zudem eine kurze Tätigkeitsbeschreibung der im begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben beschäftigten Arbeitnehmer vorgehalten werden. Zudem sollte am Ende eines Wirtschaftsjahres der aktuelle Stand des F&E-Vorhabens dokumentiert werden. Dieser Sachstand kann sich beispielsweise aus der intern-erforderlichen Dokumentation des Forschungs- und Entwicklungsvorhabens ergeben. 

Fazit 

Welche potenziellen Risiken mit der Beantragung der Forschungszulage einhergehen können, haben wir in unserem vorherigen Blogartikel aufgezeigt. Um diese auf ein Minimum zu beschränken, ist es erfolgsentscheidend, alle Dokumentationspflichten bei der Beantragung der Forschungszulage vollständig zu erfüllen. Eine unzureichende Dokumentation kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass das Finanzamt Fördermittel ablehnt, obwohl diese bereits in Ihrem F&E-Projekt einkalkuliert wurden.

Zusätzlich empfehlen wir unseren Mandanten, den Prozess zur Ermittlung der Höhe der Forschungszulage detailliert zu dokumentieren. Erfahrungsgemäß werden in der Analyse von Daten viele Annahmen getroffen, welche häufig nicht schriftlich festgehalten. Diese sind in späteren Jahren oft nicht mehr nachvollziehbar. Die Dokumentation dieser Details kann auch in Folgejahren äußerst hilfreich sein. Dadurch unterstreichen Sie die Robustheit Ihrer Prozesse und können die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen bei einer Prüfung durch das Finanzamt nachweisen.

Unser Expertenteam unterstützt Sie gerne dabei, eine klare und transparente Dokumentation zu etablieren. So erfüllen Sie sämtliche Dokumentationspflichten bei der Beantragung der Forschungszulage und wir stellen einen reibungslosen Ablauf sicher!