Ist die Entwicklung von Software mit der Forschungszulage förderbar?

Die Vivasecur GmbH ist ein innovatives mittelständisches Unternehmen im Bereich der Entwicklung von Einsatzleitsystemen und mobilen Lösungen. Vivasecur analysiert, plant und realisiert hard- und software­technische Lösungen für den Bereich der Behörden und Organisationen mit Sicherheits­aufgaben (BOS), welche speziell für Feuerwehr, Rettungs­dienst, Polizei, Energie­versorger sowie Transport­unter­nehmen konzipiert sind.

Christian Möller, Bereichsleiter Softwareentwicklung bei Vivasecur GmbH, erläutert im Video, wie das Team bei Busuttil & Company die Herausforderung gemeistert hat, die abstrakten F&E-Definitionen des Forschungszulagen-Gesetzes auf die konkreten Anforderungen eines Softwareentwicklungs-Unternehmens herunterzubrechen.

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Guten Tag Herr Möller, Guten Tag Herr Dr. Busuttil. Nochmal vielen herzlichen Dank an Sie beide, dass Sie sich die Zeit genommen haben, uns dieses Interview zu geben heute. Ich würde mich auch nochmal vorab kurz vorstellen. Mein Name ist Antonia Weiß und ich leite Sie heute durch das Interview. Herr Dr. Busuttil könnten Sie sich bitte auch noch einmal kurz vorstellen und nochmal näher auf Ihre Firma, die Busuttil & Company eingehen. Ja gerne Frau Weiß. Mein Name ist Markus Busuttil und ich bin der Gründer und Geschäftsführer von Busuttil & Company und wir unterstützen mittelständische Unternehmen auch vor allem in der Softwareentwicklung bei der Beantragung der steuerlichen Forschungsförderung und Herr Möller ist mit Vivasecur einer unserer ersten Mandanten, die wir bei der Beantragung unterstützt haben und deshalb danke ich Ihnen auch ganz herzlich für das Gespräch und Ihre Zeit Herr Möller.

Mein Name ist Christian Möller und ich bin der Bereichsleiter für die Softwareentwicklung bei der Firma Vivasecur GmbH. Die Vivasecur GmbH ist eine hundertprozentige Tochter der Vivavis und wir verstehen uns als Entwicklungsfirma, als Softwareproduzenten für Software im Bereich Einsatzleitsystem, Notärzte, Rettungsdienst Polizei und Feuerwehr. Wir sind vor ca. anderthalb Jahren mit der Firma Busuttil & Company zusammengekommen um eben das Thema Forschungszulage für uns einmal zu beleuchten und zu schauen, ob es für uns hilfreich ist und was uns das Ganze bringen kann.

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Herr Dr. Busuttil könnten Sie vielleicht noch mal kurz erklären, was man denn jetzt unter der Forschungszulage versteht? Ja gerne! Also die Forschungszulage ist ein neues steuerliches Förderinstrument für Forschung und Entwicklung, was vor knapp zwei Jahren eingeführt worden ist. Es ist noch relativ unbekannt und vor allem – was die meisten Unternehmen nicht wissen – vor allem im Softwareentwicklungsbereich, dass es eine ganze Menge an Entwicklungstätigkeiten mit abdeckt. Viele lassen sich von dem Begriff der Forschung etwas verschrecken, aber man kann auch in der Tat die Entwicklung von Softwareapplikationen mit fördern lassen oder die wesentliche Verbesserung. Und da wird uns ja Herr Möller sicherlich noch ein paar gute Beispiele aus der Praxis hierzu geben können.

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Herr Möller wie war denn Ihre persönliche Erfahrung mit der Forschungszulage? Ja vielleicht kurz zum Anfang: Wir sind natürlich recht vorsichtig und (wie Herr Busuttil schon gesagt hat) mit einem gewissen Vorbehalt in die Sache rein gegangen, weil uns bis dato nie klar war, was Forschung in diesem Kontext überhaupt bedeutet. Am Ende hat sich aber herausgestellt, dass das Ganze (ich glaube dazu kommen ja auch später noch einmal) relativ klar zu durchschauen ist, dass die Eckpfeiler und Voraussetzung relativ gut zu beschreiben sind und dass ziemlich viele Themen, die man im Entwicklungsprozess in Firmen hat einfach auch forschungsfähig sind oder förderfähig sind für die Forschungszulage. Unsere Erfahrung ist ehrlich gesagt sehr positiv wir hatten uns hier auch sehr viel mehr an Arbeit kalkuliert, die wir selbst erbringen müssen. Hier hat die Firma Busuttil & Company uns – ich sag mal mindestens 90 % der Themen – abgenommen. Für uns ist es eigentlich wichtig gewesen, dass wir relativ klar rüber bringen, was unsere Projekte beinhalten, warum unsere Projekte oder die ausgewählten Projekte jetzt wirklich förderfähig sind und ich glaube hier sind wir beiden Firmen sehr gut zusammen gekommen. Und ja was soll man mehr sagen? Die Forschungszulage wurde auch für die Projekte akzeptiert.

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Wie Sie gerade schon angesprochen haben, es gibt ja gewisse Voraussetzungen, die ein Projekt erfüllen muss. Daher wäre jetzt meine Frage an Dr. Busuttil, welche Voraussetzungen genau erfüllt werden müssen, an denen beispielsweise jetzt klassische Softwareprojekte gefördert werden können? Ja also zuerst einmal würde ich gerne die Vorteile der Forschungszulage noch einmal unterstreichen, weil das wichtig ist. Nämlich eines der Vorteile der Forschungszulage ist, dass wir zu allererst einmal rückwirkend für Projekte diese Förderung erwirken können, die schon gelaufen sind. Und das ist ja erstmal ein entscheidender Vorteil gegenüber anderen Fördermitteln, die man vor Beginn des Projektes beantragen muss. Das hat uns also im Falle von Vivasecur ermöglicht, dass wir einfach mal geschaut haben, wie sahen die Sprintpläne aus, was für Entwicklungstätigkeiten haben stattgefunden, um dann erst mal in einem Austausch mit Herrn Möller zu gucken, welche Themen könnten förderfähig sein oder nicht. Bei der Förderfähigkeit ist eines der Kriterien, oder das wichtigste Kriterium meiner Meinung nach, dass der technologischen Ungewissheit. Das heißt, wir müssen dort in der Beantragung der Förderfähigkeit demonstrieren, dass es sich hier um Entwicklungstätigkeiten handelt mit einem Risiko. Heißt, das könnte vielleicht schiefgehen oder es könnte deutlich länger dauern als man das am Anfang vielleicht gedacht hat. Und dass sich das halt eben unterscheidet von routinemäßiger Softwareentwicklungen, wo es im Prinzip nur darum geht, Debugging zu machen. Und wenn man das in einem iterativen Entwicklungsprozess im Prinzip macht, diese technischen Risiken zu lösen, dann hat man sehr gute Chancen ein solches Projekt gefördert zu bekommen. Und das ist ja auch das, was wir dann in der Zusammenarbeit mit Herrn Möller sehr schnell gemerkt haben, ist, dass sehr viele Entwicklungsthemen im Softwarebereich ja in dieser agilen iterativen Art und Weise gelöst werden und insofern war das einer der Gründe, warum wir da auch sehr viele Projekte mit in die Förderung bekommen haben als wie ursprünglich vermutet.

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Wo genau ist jetzt denn die Grenze zwischen Routinemäßigkeit und förderfähigen Projekten? Ja wenn ich es direkt mit Praxisbezug von uns aus sagen kann sind das eigentlich alle Projekte, bei denen wir zu Projektbeginn nicht wissen, ob wir am Ende des Tages zu einer technischen Lösung kommen. Das heißt also, man hat sicherlich ein Ziel vor Augen, wo man hin will, man hat eine Story, aber man weiß nicht, ist sie lösbar. Denn die aktuellen Produkte, die es am Markt gibt, oder die Libraries und alles was man so benötigt, um so seine Software zu implementieren, bieten zumindest das in der Form nicht. Das heißt also, man muss selbst tätig werden und technische Wege implementieren, die eben nicht in der Standardentwicklung vorhanden sind und genau an der Stelle ist eigentlich die Grenze, wo ich sage okay ich implementiere jetzt was mit vorhandenen Standardmitteln und bilde daraus ein neues Produkt, oder aber ich entwickle jetzt etwas, wo ich nicht weiß komme ich zum Ziel? Und wo ich wahrscheinlich auch auf dem Weg dorthin (Herr Dr. Busuttil hat das ganz ganz gut schon gesagt) in Sprints immer wieder schauen muss, muss ich jetzt nach links abbiegen, muss ich nach rechts abbiegen oder ist der Weg der richtige? Das heißt also, diese Ungewissheit, die man von Anfang an hat, die ist hier sehr sehr entscheidend und ja sicherlich gibt es dazu dann auch selten marktgleiche Produkte.

Wenn ich da noch einhaken darf: Sie haben ja auch gerade erwähnt die Implementierung von Standardbibliotheken und so weiter. Oftmals und das war ja auch die Erfahrung bei vielen Ihrer Projekte ist, dass die Unsicherheit schon vorher anfängt nämlich bei bei der Konzipierung, bei der Entwicklung einer Architektur und bei der Annahmen, die man trifft, bei der Auswahl von Bibliotheken. Es gibt ja für viele Funktionen verschiedene Möglichkeiten, verschiedene Programmiersprachen, Cloud-Umgebung und so weiter. Und selbst diese Vorauswahl ist ja oftmals mit vielen technischen Risiken verbunden. Und wenn man sich dann sehr früh committed für eine Technologieplattform und man merkt dann relativ spät im Entwicklungsprozess z. B. die Performance stimmt nicht, dann führt das gelegentlich auch dazu, dass man den Rohbau wieder abreißen muss, oder zumindest den Anbau und ihn noch einmal aufsetzen muss, nicht? Und das ist dann wiederum einfach eine Evidenz dafür, dass diese Lösung zu Beginn dieses Vorhabens nicht offensichtlich war: insofern daher förderfähig.

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Wir haben für das vorletzte Jahr, also auch rückwirkend (wieder einer der großen Vorteile der Forschungszulage) ein mittlerweile im Markt anlaufenes Produkt über die Forschungszulage fördern lassen. Und zwar ist das eine Cloud-Plattform, die Echtzeit-Datenaustausch zwischen Leitstellen, aber auch zwischen freiwilligen Helfern und der Leitstelle oder auch Wachen ermöglicht. Jetzt wird man sicherlich im ersten Moment denken – ja das klingt jetzt alles ziemlich normal und wo ist hier die routinemäßige Abweichung von dem was es am Markt gibt? Aber die gibt es in der Tat wirklich, denn wir reden hier wirklich über Echtzeitübertragung unter der Maßgabe, dass die Kommunikation so abgesichert ist, dass wir diese auch im BOS-Netzen betreiben dürfen. Also BOS-Netze sind einfach Netze, die vom Land gestellt werden, das ist jetzt nicht das klassische „große“ Internet und trotz der Absicherung müssen wir hier noch Echtzeitfähig sein und hier war halt sehr viel eigene Entwicklung und ja auch häufiges Abbiegen von der eigentlich ursprünglich geplanten Fahrt notwendig.

Und das ist auch ein gutes Beispiel, wenn ich das ergänzen darf, ist, wo man einfach oft im Softwarebereich sehr unterschiedliche Anforderungen hat, die einander so ein bisschen widersprechen, ja also hohe Sicherheit, hohe Geschwindigkeit. Je höher die Sicherheit ist, das geht meistens immer zu Lasten der Rechenleistung und wenn dann zum Beispiel noch Komponenten wie Lizenzkosten oder Rechenkosten hinzukommen, dann wird das nicht mehr trivial und ist einfach nicht mehr mit routinemäßiger Programmierung zu lösen, sondern führt eben zu dieser Iterativität der Entwicklung und dann natürlich zu sehr häufigen cleveren Lösungsansätzen, die man auch dann durch entsprechenden kreativen Ideen umsetzt ,nicht? Und das ist ja auch genau eines der anderen F&E-Kriterien die man damit erfüllt.

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Die Projekte klingen schon mal sehr spannend! Forschung und Entwicklung ist ja auch immer mit hohen Kosten verbunden. Wie genau kann jetzt die Forschungszulage dazu beitragen, beispielsweise im Unternehmen Kosten zu senken oder würden Sie sagen, Herr Möller, hatte die Forschungszulage irgendeine Auswirkung auf die Budgetvergabe beispielsweise? Bis zu dem Zeitpunkt wo wir von der Forschungszulage erfahren haben, um es vielleicht mal so rum aufzurollen, waren natürlich Entwicklungs – also gerade F&E Projekte, immer recht schwer durchzubekommen. Der Grund ist einfach der: F&E lässt sich zwar grundlegend planen. Die Kosten die hinten raus entstehen, weichen aber immer von der normalen Planung ab. Und sie sind in den allerseltensten Fällen geringer als das, was man geplant hat! Also mir ist zumindest bisher kein Fall bekannt. An der Stelle habe ich aber für mich gefunden, dass es dass gerade die Forschungszulage, die ja am Ende dann steuerlich am Jahresende geltend gemacht werden kann, direkt als EBIT. Und das ist ein ziemlich entscheidender Punkt, ein ziemlich guter Hebel bei Verhandlungen mit der Geschäftsführung oder auch mit der Holding ist. Und zu sagen, ja selbst wenn wir hier am Ende des Jahres nicht mit einem fertigen Produkt rausgehen, so können wir trotzdem einen Teil der Entwicklungskosten steuerlich geltend machen und damit bekommt das Ganze einen ganz anderen Charme, denn wir haben hier keine 100 % Verlust am Ende des Jahres, wenn wir mit den Produkten fertig werden oder wenn man eben doch noch nicht vollständig an der Stelle ist, wo man möchte. Denn: auch in der Entwicklung befindliche, nicht fertige Produkte, sind natürlich förderfähig!

Ich will das noch mal ganz ganz klar auf den Punkt bringen: man kann mit der Forschungszulage seine Entwicklungskosten systematisch, verlässlich um 25 % reduzieren! Das ist ein erheblicher Kostenvorteil, der dadurch entsteht. Das heißt, man braucht jetzt hier nicht mehr mit irgendwelchen Fantasie-Gedanken kommen, um irgendwelche Entwicklungstätigkeiten auszulagern, nearshore oder offshore Länder. Das ist ein erheblicher Beitrag, den man hier für die Standortsicherheit leisten kann, oder dann wie auch Herr Möller gerade gesagt hat, am Anfang mal ein bisschen mal mehr F&E zu machen, weil einfach am Ende des Jahres ein bisschen mehr Budget dann da ist.

Vielleicht um es noch mal so ein bisschen in die Praxis reinzubringen: als Entwicklungsfirma für Software, gerade als die wir uns ja verstehen, ist es immer wichtig am Markt zu bleiben und nach vorne zu denken. Nach vorne denken heißt aber eigentlich auch immer zu forschen oder eben neue Wege zu beschreiten. Es darf nicht der Ansatz sein, dem Markt hinterherzulaufen! Und gerade dieser große Spalt zwischen „wir müssen vordenken“ und müssen dabei natürlich voll investieren was man ja durch die Entwicklung muss, und jetzt eben diesen (wie von Herrn Busuttil gesagt), 25% Erleichterungen sind schon sind schon deutliche Argumente hier mehr F&E zu betreiben als doch in den Jahren davor.

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Nochmal meine Frage an Sie Herr Möller, mit welchen Hürden wurden Sie beispielsweise jetzt in der Praxis konfrontiert oder welche Herausforderungen mussten Sie bewältigen? Also da gibt es für mich zwei Punkte, die ich persönlich hervorheben würde. Das erste ist natürlich, das Darlegen des Projekts und der ganzen Entwicklung und natürlich der Hürde so, dass sie auch verständlich sind. Das heißt also, warum handelt es sich jetzt mit diesem Projekt wirklich um ein förderfähiges Projekt? Warum ist diese Entwicklung keine Routineentwicklung, keine Standardentwicklung? Und das sollte man technisch gut beschreiben können, hier sollte man sich vorher wirklich Gedanken machen, wir haben hier ja auch glaube ich ein zwei Mal noch zusätzliche Gespräche geführt, um das Ganze noch mal ein bisschen nachzuschärfen. Hier ist aber die Firma Busuttil & Company immer auf uns zugekommen und hat gesagt, passt auf, das ist hier nicht ganz klar, das wird vielleicht Nachfragen geben, hier müssen wir noch mal ran gehen. Das ist der eine wichtige Punkt der andere Punkt ist, dass es natürlich absolut unerlässlich ist, dass während der gesamten Entwicklung auch die Stunden dokumentiert werden durch die Entwickler. Das heißt am Ende des Tages wird natürlich nicht nur eine Gesamtsumme eingereicht ,was hier an Entwicklungsaufwendungen entstanden ist, sondern wir müssen diese Stunden auch nachweisen können. Und hier bietet es sich natürlich dann an, mit vorhandenden Ticket- oder Managementsystemen die Stunden generell zu erfassen und dann erhalten wir darüber auch den sauberen Nachweis erbringen zu können. Der ist wirklich verpflichtend!

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Ziel des Antragsverfahrens ist ja natürlich der positive Förderbescheid. Herr Dr. Busuttil, wie kann man jetzt denn die Projekte am besten strukturieren, um eben diese Förderwahrscheinlichkeit zu erhöhen? Also ich gebe Herrn Möller da voll Recht, also die Dokumentation der Zeitaufwände ist eine der wichtigsten Aspekte, die man abdecken sollte. Erstens für die Nachweisführung, also damit das Finanzamt hinterher auch ein gutes Gefühl dafür hat, dass diese Entwicklungstätigkeit stattgefunden hat, aber das hilft natürlich auch bei der Quantifizierung der Aufwände und der Identifizierung von potentiellen Projekten, wenn man so eine rückwirkende Betrachtung durchführt. Das ist ja, also 2020 ist ja jetzt mittlerweile zwei Jahre her, und es ist so, dass am Ende des einst Entwicklungsprojektes, erinnert man sich meistens immer so sehr an die Lösung und nicht so sehr an den langen schmerzhaften Weg zur Lösung. Und da empfehle ich es schon, und auch, dass man sich vielleicht zu Beginn an eines Projektes oder bei der Entwicklung eines Storypoints auch ganz bewusst macht, welche Risiken hier vorliegen zu Beginn. Und das hilft uns dann hinterher natürlich bei der Dokumentation und bei der Ausarbeitung des Antrages, weil wir nämlich die technischen Risiken aus der Perspektive der Vergangenheit beschreiben müssen und nicht nach dem man die Risiken gelöst hat und die Lösung schon kennt, weil dann ist man hinterher immer schlauer und dann war das gar nicht so schwer, aber wenn man von diesen großen Berg steht dann dann ist die Herausforderung doch in der Tat immer meistens höher.

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Meine Frage wäre jetzt nochmal an Herr Möller, wo sehen Sie denn diese Zukunfts-und Innovationstreiber, jetzt speziell als CIO oder als Entwicklungsleiter? Ja also gerade für uns, wenn ich aus unserer Richtung sprechen darf, ist das natürlich, kann man das in zwei Bereiche einmal in Infrastrukturbereiche und einmal in Entwicklungsbereiche gliedern. Das Eine ist natürlich der komplette digitale Wandel im Cloud-Bereich, der wird über die nächsten Jahre immer mehr werden, das ist meine feste Überzeugung. Hier ist natürlich auch sehr viel Entwicklungsaufwand notwendig, um gegebenenfalls vorhandene Produkte cloud-fähig zu machen, um Anforderungen zu erfüllen, die es vielleicht bis dato noch gar nicht gab, wie zum Beispiel die Zusammenarbeit von Mandanten, die Echtzeit-Zusammenarbeit, ob das jetzt im Leitstellen-Bereich oder in anderen Bereichen ist, und der andere Bereich den ich generell immer mit einer bestimmten Wagnis bei der Entwicklung sehe, und die ich auch ja als großen Treiber der Innovation in der Zukunft sehe, ist der komplette Bereich Artificial Intelligence, das heißt also alles was ein künstlicher Intelligenz zu tun hat. Auch hier gibt es bei uns schon Projekte an denen wir arbeiten, an den wir forschen. Ich möchte jetzt vielleicht nicht zu viele in der Tiefe verraten, um welche Produkte es da geht, aber hier gibt es schon Themen, die sehr wichtig sind, wenn man jetzt über neuronale Netze nachdenkt, über Trainingsdaten, das sind immer Themen, die man definitiv, wo man vorher nicht weiß, erstens was verwende ich überhaupt für die KI? Ja also neuronale Netze ist jetzt ein eins von vielen Beispielen. Zweitens, wie komme ich an Trainingsdaten? Drittens, wie reagiert so ein System auf Trainingsdaten und viertens kommt dann am Ende wirklich auch ein Ergebnis dabei raus? Gerade wenn wir jetzt mal bei dem Bereich künstlicher Intelligenz bleiben. Wir haben hier selber so ein Bereich, wo es um das Verteilen von von Routings an verschiedene Fahrzeuge in Echtzeit geht, das heißt, es geht nicht nur darum, einen Tag vorher Routen für Fahrzeuge zu berechnen, sondern hier geht es darum, das ein System die Fahrzeuge permanent überwacht und bei Abweichungen der Zeiten und auch sofort umdisponiert und zwar so, dass die Fahrer das am Ende des Tages auch noch schaffen. Hier ist, ich sag mal nicht nur die Echtzeitperformance sehr sehr wichtig, sondern hier muss halt einfach ein Stück weit KI ran. Und ja in diesem Bereich sehe ich einen sehr sehr großen Treiber.

Also ich kann das nur wiederholen, was Herr Möller gerade gesagt hat, das sind auch die Themen, die wir bei anderen Mandanten im Softwarebereich hören und sehen. Ich würde vielleicht noch ein Thema ergänzen, vor allen Dingen im Cloud-Bereich und daher eingehend konnektiert mit dem KI-Bereich zusammenhängend, das ist nämlich Cyber-Sicherheit und Cyber Resilience. Und ich glaube, dass ist auch noch in unserer heutigen Zeit, wo wir sehr häufig unfreundliche Intervention von ausländischen Mächten sehen, vor allem auch bei kritischer Infrastruktur, wie in der Sie mitwirken Herr Möller, dann ist das auch noch ein drittes Thema, was sehr sehr wichtig ist und aber auch wiederum nochmal eine zusätzliche Hürde ist für die Abbildung von großen Datenmengen in der Cloud oder der Verwendung von KI. Also wenn man KI mit großen Daten in der Cloud verwendet, das ist dann aber nicht sicher, dann hilft die beste KI nichts, wenn diese dann im Prinzip gehijacked werden kann, insofern ist das meiner Meinung nach auch noch ein dritter großer Themenblock.

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Herr Möller, Sie sind ja jetzt schon relativ erfahren in der Beantragung der Forschungszulage. Gibt es denn irgendeinen Rat oder eine spezielle Empfehlung, die Sie an andere Unternehmen weitergeben können, die jetzt vielleicht auch mit dem Gedanken spielen, in Zukunft von der Forschungszulage zu profitieren? Ja auf jeden Fall! Also als allererstes nicht lange warten sondern einfach mal loslegen. Denn was ich auch für mich erkannt habe, und das ist ein Aspekt, ein persönlicher Aspekt den ich sehe, der jetzt mal nichts mit den steuerlichen Vorteilen zu tun hat. Dadurch, dass man seine Projekte aufrollt und auch nochmal auf eine andere Art und Weise erklärt und ich sag mal die Firma Busuttil da echt gut in der Lage ist, nach meiner Wahrnehmung, dass dann auch noch mal wiederzugeben, wie man es eigentlich als Außenstehender versteht, kann man auch selbst für sich mal feststellen, passt das eigentlich alles so was ich da mache? Bin ich eigentlich überhaupt in der Lage, mein Produkt vernünftig zu beschreiben? Denn das sind alles Themen, wenn man ein Produkt später mal auf den Markt bringen möchte, relativ interessant sind. Und der zweite Punkt ist, was ich als Rat geben kann, aber das ist kein Rat der sich jetzt nur auf diese Forrschungszulage bezieht, sondern das sollte man eigentlich generell tun: Stunden und alle Aufwendungen sauber dokumentieren. Man weiß nie, ob man sie doch vielleicht irgendwann mal fördern lassen kann.

Wir sind jetzt schon zum Ende unseres Interviews angelangt. Ich möchte mich an dieser Stelle noch einmal ganz herzlich bedanken, dass Sie sich die Zeit nehmen konnten, uns einen kleinen Einblick in die Praxis des IT-Sektors und der Forschungszulage zu geben und dass sie sich eben die Zeit genommen haben. Vielen herzlichen Dank! Sehr gerne und auch vielen Dank! Vielen Dank Herr Möller!