Nachforderungen der BSFZ beim Antrag auf Forschungszulage erhalten – und jetzt?

Sie haben in mühevoller Arbeit einen Projektantrag zur Beantragung der Forschungszulage bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) eingereicht. Nach wochenlangem Warten erhalten Sie endlich die lang ersehnte Benachrichtigung: Eine neue Nachricht ist in Ihrem BSFZ-Account eingegangen! Doch anstelle eines positiven Bescheids haben Sie eine Nachricht mit Nachforderungen der BSFZ erhalten, in der es dabei durchaus kritisch heißt:

„Vielen Dank für Ihren Antrag auf Erteilung einer Bescheinigung vom xx.xx.xxxx. Damit wir Ihren Antrag inhaltlich prüfen können, benötigen wir ergänzende Informationen zu Ihrem Vorhaben.“

Solche Formulierungen können auf die Antragsteller abschreckend wirken und hinterlassen oftmals Zweifel an der Förderwürdigkeit der eingereichten Projekte. Viele Unternehmen kommen hier bereits fälschlicherweise zum Schluss, dass eine Bearbeitung dieser Nachforderungen kaum Erfolgsaussichten hat.

Unternehmen, die mit Nachforderungen konfrontiert werden, stehen vor erheblichen Herausforderungen. Es ergeben sich zahlreiche Fragen, insbesondere ob und wie diese Nachforderungen zu beantworten sind und wie man sich bestmöglich absichern kann, um trotzdem einen positiven Bescheid zu erwirken. Welche Maßnahmen sollten Sie treffen und wie können Sie jetzt am besten vorgehen? Wir haben für Sie die wichtigsten Fragen und Antworten rund um Nachforderungen der BSFZ zusammengefasst!

Warum stellt die BSFZ Nachforderungen?

In welchen Fällen Nachforderungen gestellt werden, kann unterschiedlichste Ursachen haben. Zum Beispiel können formal fehlerhafte, inkonsistente oder einfach nicht plausible Angaben zu den Projektkosten oder ‑aufwänden zu Nachforderungen führen.

Insbesondere gehen Nachforderungen aber auch bei technischen Unklarheiten innerhalb der Projektbeschreibung ein. Diese werden oftmals drastisch formuliert, obwohl die eigentliche Intention der Begutachtung ist, technische Rückfragen zu stellen und das technische Detail näher erläutern zu lassen:

„Ihre Ausführungen bezüglich der Neuartigkeit bedürfen weiterer Erläuterungen.“

„Ihre Ausführungen bezüglich der Risiken bedürfen weiterer Erläuterungen.“

In diesem Zusammenhang zeigte die Vergangenheit, dass die Zeichenbegrenzung für die Beantwortung der 4 Fragen des neuen Antragsformulars nur wenig Platz für ausführliche Erläuterungen bieten. Dies wurde jedoch seit Einführung der Forschungszulage etwas nachgebessert und auf insgesamt 4.000 Zeichen angehoben. Darüber hinaus wurde die Gliederung der Projektbeschreibung und die zugehörigen Leitfragen im neuen Antragsformular deutlich überarbeitet. Ab sofort ist zudem immer ein Arbeitsplan verpflichtend einzureichen, der einen schnellen Überblick über den F&E-Inhalt und die Systematik des Projekts gibt. Der Plan kann im Portal erstellt oder als Anhang eingefügt werden. Speziell bei Nachforderungen zur Planmäßigkeit kann der Arbeitsplan hilfreich sein, die strukturierte Entwicklung darzustellen. 

Häufig kommt es auch vor, dass im Antrag die Erfüllung der 5 F&E-Kriterien aus dem Frascati-Handbuch nicht eindeutig beschrieben sind. Insbesondere für komplexe F&E-Projekte mit einem hohen Projektvolumen ergibt sich hierdurch eine Hürde, sodass sich Nachforderungen oft nicht vermeiden lassen. Allerdings lassen sich besonders kritische Rückfragen durchaus mit einem präzise formulierten Antrag vorbeugen.

Lässt sich eine Tendenz zur Wahrscheinlichkeit auf Bescheinigung ableiten?

An dieser Stelle können wir alle Antragsteller beruhigen, welche die Erfolgswahrscheinlichkeit im Anschluss an gestellte Nachforderungen als zu gering ansehen.

Durch unsere langjährige Erfahrung kann nach Eingang einer Nachforderung nicht auf ein höheres Ablehnungsrisiko geschlossen werden! Auch wenn die Nachforderungen mitunter immer kritischer werden, ist dies definitiv nicht gleichbedeutend mit einer Ablehnung. Bei Busuttil & Company können wir auf eine 98% Erfolgsquote auch bei Nachforderungen verweisen.

In unserer Beratungspraxis beobachten wir, dass die Rückfragen der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) stark zunehmen. Gutachter überprüfen die Anträge gründlicher und stellen vermehrt detaillierte Fragen, insbesondere hinsichtlich des Forschungsgehalts und der Risiken der Projekte.

Wie umfangreich sind die Nachforderungen der BSFZ?

Die Nachforderungen können sowohl Fragen zu formalen Angaben (bspw. Projektlaufzeit, Projektkosten, Personalaufwand) als auch zur technischen Beschreibung beinhalten. Typischerweise orientieren sich die technischen Nachforderungen an den Kernpunkten des ursprünglichen Antrags auf Bescheinigung:

• Projektziel
• Neuartigkeit
• Risiko/Unwägbarkeit
• Planmäßigkeit

Zu diesen F&E-Kriterien werden üblicherweise Detailfragen mit Bezug zum ursprünglichen Antrag (teilweise auch als Zitat) formuliert, welche es zu beantworten gilt. Dabei erlaubt das Formular mittlerweile zumindest etwas ausführlicher auf die Rückfragen einzugehen. Aktuell wird die Möglichkeit einer ergänzenden Beschreibung im Umfang des Antrags (4.000 Zeichen, Einteilung frei wählbar) gewährt; in der Vergangenheit waren hierbei ebenfalls nur 800 Zeichen vorgesehen.

Wie geht man bei der Beantwortung der Nachforderungen der BSFZ am besten vor?

Grundsätzlich sollte jeder Nachforderung anhand der vorhandenen Projektunterlagen und -kenntnisse wahrheitsgemäß nachgekommen werden. Dabei empfiehlt es sich, den technischen Teil der Antwort wieder in den Kontext der 5 F&E-Kriterien zu setzen. Prinzipiell gilt es allerdings ein paar Grundsätze zu beachten:

• Auch wenn die Möglichkeit für zusätzliche Beschreibungen gegeben ist, empfiehlt es sich den Platz effizient zu nutzen. Dabei ist es sinnvoll die Fragen der BSFZ direkt zu beantworten und auch ausschließlich auf diese einzugehen. Abschweifende Beschreibungen oder Wiederholungen aus dem Antrag sollten möglichst vermieden werden, außer es erleichtert dem Gutachter den Kontext der Antwort zu verstehen.
• In jedem Fall sollte auf den Inhalt des originalen Antrags aufgebaut werden. Werden bspw. weitere Erläuterungen bezüglich der technischen Unwägbarkeiten gefordert, so empfiehlt es sich diese aus dem Originalantrag aufzugreifen und zu präzisieren. Durch dieses systematische Vorgehen in Abgleich mit dem Antrag können gleichzeitig Widersprüche vermieden werden, die zu einem falschen Verständnis und zu einer negativen Beurteilung führen könnten.
• Formale Fragen können oftmals in einer Klarstellung in wenigen Sätzen beantwortet werden. Dabei ist es zwingend erforderlich die Antwort mit den ursprünglichen Angaben des Antrags abzugleichen, um eine konsistente und plausible Antwort formulieren zu können.
• Für die verbleibenden technischen Fragen empfiehlt es sich, den verbleibenden Platz in etwa gleichmäßig aufzuteilen. Dies ermöglicht jede Frage mit ausreichender technischer Detailtiefe zu beantworten.
• Auch im Rahmen der Nachforderungen können noch ergänzende Anlagen hochgeladen werden. Diese dürfen keine ergänzenden Textseiten beinhalten, können aber durch Bilder, Grafiken, Schemata, Zeichnungen oder Diagramme zum besseren Verständnis der Thematik beitragen.
• Gehen Sie auch explizit auf die Details der Rückfragen an. Es kann durchaus sein, das ein Prüfer Ihre Behauptung nach einer Neuartigkeit durch eine Google-Recherche hinterfragt und explizit nach bestehenden Produkten im Markt fragt.

Wann gehen Nachforderungen der BSFZ üblicherweise ein und wie lange ist die Bearbeitungsfrist?

Bezüglich des Zeitraums für die Bearbeitung von Nachforderungen ist für alle Unternehmen Vorsicht geboten. Prinzipiell können Nachforderungen durch die BSFZ innerhalb der gesamten, bisher veranschlagten Bearbeitungsdauer von maximal 3 Monaten eingehen. Das ist nach unseren Erfahrungen auch bereits innerhalb der ersten 2 Wochen möglich. Hierdurch entsteht für die Unternehmen eine große Herausforderung bei der Planung, da für die zeitaufwendige Beantwortung an sich ebenfalls nur eine kurze reguläre Frist von 14 Tagen gewährt wird. Das erfordert in jedem Fall eine schnelle Reaktionszeit bei der Bearbeitung und ist insbesondere in der Urlaubs- und Weihnachtszeit sehr knapp bemessen.

Bei Eingang von Nachforderungen sollte zunächst jeder angelegte Bevollmächtigte auch eine E-Mail-Benachrichtigung über die hinterlegte Mail-Adresse erhalten. Insbesondere in der Urlaubszeit sollten Antragsteller daher sicherstellen, dass mehrere Bevollmächtigte benachrichtigt werden und mindestens ein Mitarbeiter durchgehend auf das Portal und die eingereichten Anträge zugreifen kann. Aber auch in diesem Fall ist die Abarbeitung der Nachforderungen durchaus eine große Hürde, insbesondere wenn gleichzeitig mehrere technische Nachfragen fundiert aufgearbeitet werden müssen.

Ein zusätzliches Problem ist, dass die Gewährung von Fristverlängerungen in Ausnahmefällen bislang nicht vorgesehen ist. Gegenüber vielen anderen Förderprogrammen werden im Begutachtungsverfahren der Forschungszulage für derartige Angelegenheiten keine projektbezogenen Ansprechpartner oder Gutachter bekannt gegeben. Inwieweit der technische Support der BSFZ sowie die  allgemeinen Kontakte der einzelnen Projektträger VDI, AiF und DLR Klärung schaffen können, lässt sich nicht absehen. Daher sollten Sie für die Beantwortung zwingend innerhalb der 2-Wochen-Frist planen.

Selbstverständlich unterstützen wir Sie bei Busuttil & Company in solchen Fällen und stehen Ihnen im gesamten Verfahrensprozess zur Verfügung!

Wie lange dauert es im Anschluss bis zum finalen Bescheid?

Trotz der zusätzlichen Bearbeitungsschleife im Fall von Nachforderungen können Unternehmen mit einer gesamten Bearbeitungsdauer durch die BSFZ von (in der Regel) 3 Monaten rechnen. Im Anschluss an die eingereichten Nachforderungen ist ein finaler Bescheid erfahrungsgemäß bereits ab 1 Woche nach Einreichung möglich. Die Frist für die Einreichung von etwaigen Widersprüchen im Falle einer Ablehnung bleibt hierbei unberührt.

Fazit

Das Risiko zu BSFZ Nachforderungen lässt sich bereits durch einen präzise formulierten Antrag minimieren, wobei wir Sie bei Busuttil & Company jederzeit gerne unterstützen. Obwohl sich Nachforderungen nicht in jedem Fall ausschließen lassen, können diese dennoch mit einigen grundlegenden Regeln gezielt beantwortet werden, sodass Projekte als Resultat positiv bescheinigt werden. Durch den zeitlich begrenzten Rahmen und die fehlende Planbarkeit möglicher Nachforderungen stellt dies für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Eine hierauf ausgerichtete Organisation und Verwaltung der Anträge ist daher ratsam. Zukünftig ist weiterhin zu erwarten, dass BSFZ-Gutachter noch verstärkter Rückfragen zu Projekten stellen werden und die Anzahl an Nachforderungen steigen wird.

Mit unserer Beratung erhalten Sie nicht nur professionelle Unterstützung, sondern auch die Gewissheit, dass Ihr gesamter Antragsprozess reibungslos, gesetzeskonform und erfolgreich verläuft. Wir begleiten Ihr Unternehmen mit jahrzehntelanger Expertise und branchenspezifischen Know-how und stellen für Sie sicher, dass Sie von der maximalen Förderung profitieren. Sprechen Sie uns daher jederzeit gerne bei individuellen Fragen oder Unterstützungsbedarf an!